Gewinn- und Verlustrechnung erklärt (+ Vorlage)

Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Eine Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Finanzbericht, der die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum darstellt – etwa einen Monat, ein Quartal oder ein Geschäftsjahr. Die Aufstellung umfasst sowohl Umsätze als auch Kosten und berechnet den Gesamtgewinn oder -verlust des Unternehmens für den jeweiligen Berichtszeitraum.

Dies hilft Unternehmer:innen dabei, Trends zu identifizieren, Gewinne zu steigern und künftige Veränderungen beim Nettoeinkommen vorherzusagen. Eine GuV-Rechnung wird manchmal auch als Gewinn- und Verlustaufstellung, Ergebnisrechnung oder Betriebsergebnisrechnung bezeichnet.

Gewinn- und Verlustrechnung vs. Kapitalflussrechnung

Wie die Gewinn- und Verlustrechnung beschäftigt sich auch die Kapitalflussrechnung mit dem Geld, das über einen bestimmten Zeitraum in ein Unternehmen hinein- und herausfließt. Kapitalflussrechnungen haben jedoch einen begrenzteren Fokus und behandeln nur Transaktionen, die sich auf den Kassenbestand eines Unternehmens auswirken.

Sie haben auch unterschiedliche Anfangs- und Endpunkte: Während die Gewinn- und Verlustrechnung mit den Umsätzen beginnt und mit dem Nettoeinkommen endet, startet die Kapitalflussrechnung mit dem Nettoeinkommen und misst Zu- und Abgänge von Bargeld, um zu einem Endkassenbestand zu gelangen.

Gewinn- und Verlustrechnung vs. Bilanz

Der Schlüssel zum Verständnis des Unterschieds zwischen einer Gewinn- und Verlustrechnung und einer Bilanz ist die Zeit: Während eine Gewinn- und Verlustrechnung das Nettoeinkommen über einen Zeitraum zeigt, ist eine Bilanz eine Momentaufnahme der Finanzlage eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Deine Bilanz misst aktuelle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten, aber sie sagt dir nicht, ob du in diesem Monat, Quartal oder Jahr Geld verdient oder verloren hast.

Bestandteile einer Gewinn- und Verlustrechnung

• Betriebserlöse
• Herstellungskosten der verkauften Waren
• Bruttogewinn
• Betriebsausgaben
• Außerordentliche Ausgaben und Erträge
• Steuern
• Nettoeinkommen

Gewinn- und Verlustrechnungen fassen das gesamte Geld zusammen, das ein Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum verdient (Umsätze) oder verloren (Ausgaben) hat. Dazu gehören:

Betriebserlöse

Umsätze sind eine der Hauptkategorien in einer Gewinn- und Verlustrechnung und werden in Betriebserlöse und außerordentliche Erlöse unterteilt.

Betriebserlöse stehen als erste Zahl in einer Gewinn- und Verlustrechnung und repräsentieren das Geld, das ein Unternehmen während eines Berichtszeitraums durch die Ausübung seiner Kernfunktionen eingenommen hat – etwa durch den Verkauf von Vintage-Lunchboxen oder das Lackieren von Fahrrädern nach Kundenwunsch.

Herstellungskosten der verkauften Waren

Herstellungskosten der verkauften Waren (COGS) beziehen sich auf die direkten Kosten, die mit den Produkten oder Dienstleistungen eines Unternehmens verbunden sind – etwa die Materialien und Arbeitskosten, die für den Bau einer zweistöckigen Hundehütte erforderlich sind.

Dienstleistungsunternehmen weisen normalerweise keine Herstellungskosten aus, sondern berichten stattdessen über Umsatzkosten oder Servicekosten. Dazu könnten die Softwarelizenzen gehören, die für die Erstellung einer Beratungspräsentation erforderlich sind, oder die Arbeitskosten für die Inszenierung von Macbeth.

Obwohl die Herstellungskosten der verkauften Waren eine angefallene Ausgabe darstellen, werden diese in der Gewinn- und Verlustrechnung separat von den Ausgaben aufgeführt.

Bruttogewinn

Der Bruttogewinn, der mit der Formel Bruttogewinn = Umsatz – Herstellungskosten der verkauften Waren berechnet wird, erscheint in der Gewinn- und Verlustrechnung nach den Herstellungskosten.

Diese Zahl zeigt die Rentabilität eines Unternehmens, bevor Betriebs- und außerordentliche Ausgaben berücksichtigt werden, und kann dir dabei helfen, zu erkennen, ob du deine Produkte angemessen bepreist.

Betriebsausgaben

Die dritte Hauptkategorie in einer Gewinn- und Verlustrechnung sind die angefallenen Ausgaben.

Ausgaben werden in Betriebsausgaben und außerordentliche Ausgaben unterteilt, wobei Betriebsausgaben als die Kosten klassifiziert werden, die ein Unternehmen für seine täglichen Funktionen benötigt. Dazu gehören Lohn- und Verwaltungskosten, Büromaterialkosten, Marketing- und Forschungskosten, Mieten und Reparaturkosten für Ausrüstung.

Diese Ausgaben werden in der Gewinn- und Verlustrechnung unter dem Bruttogewinn aufgeführt und zur Berechnung des Nettobetriebsgewinns mit der Formel Nettobetriebsgewinn = Bruttogewinn – Betriebsausgaben verwendet.

Außerordentliche Ausgaben und Erträge

Außerordentliche Erträge und Ausgaben werden unter dem Nettobetriebsgewinn in der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt.

Außerordentliche Ausgaben sind nicht wiederkehrend und stehen nicht in direktem Zusammenhang mit den Kerngeschäftsfunktionen. Sie können Anlageverluste oder Zinszahlungen, Abschreibungen verlorener Vermögenswerte, Kosten im Zusammenhang mit Unternehmensumstrukturierungen oder katastrophenbedingte Kosten umfassen – etwa durch einen überfluteten Arbeitsplatz oder eine defekte Kühlkammer.

Außerordentliche Erträge stellen Einkommen dar, das durch etwas anderes als die Ausübung der Kerngeschäftsfunktionen generiert wird. Dazu können Mieteinnahmen, Zinserträge aus Investitionen und Geld aus dem Verkauf von Unternehmensvermögen gehören.

Steuern

Gewinn- und Verlustrechnungen enthalten auch Steuerverpflichtungen. Deine Aufstellung wird den Gesamtgewinn oder -verlust vor Steuern und die während des Berichtszeitraums fälligen Steuerverpflichtungen enthalten.

Nettoeinkommen

Die letzte Zahl in einer Gewinn- und Verlustrechnung, das Nettoeinkommen, stellt den Geldbetrag dar, der während eines Berichtszeitraums gewonnen oder verloren wurde. Das Nettoeinkommen wird auch als Endergebnis bezeichnet.

Die Formel zur Berechnung des Nettoeinkommens lautet: Umsatz – Herstellungskosten der verkauften Waren – Betriebsausgaben – außerordentliche Ausgaben + außerordentliche Erträge – Steuerverpflichtungen = Nettoeinkommen.

Das ist eine etwas unhandliche Formel, aber Gewinn- und Verlustvorlagen vereinfachen die Sache, indem sie einer einheitlichen Reihenfolge folgen und die folgenden Zwischensummen enthalten:

• Bruttogewinn = Umsatz – Herstellungskosten der verkauften Waren

• Betriebsgewinn = Bruttogewinn – Betriebsausgaben

• Gesamteinkommen vor Steuern = Betriebsgewinn – außerordentliche Ausgaben + außerordentliche Erträge

Die endgültige Nettoeinkommensberechnung lautet daher normalerweise Nettoeinkommen = Gesamteinkommen vor Steuern – Steuerverpflichtungen.

Jede dieser Summen liefert spezifische Informationen über deine Rentabilität, bevor verschiedene zusätzliche Ausgabenkategorien einbezogen werden.

Arten von Gewinn- und Verlustrechnungen

Es gibt zwei hauptsächliche Buchhaltungsmethoden im Geschäftsleben. Keine ist „besser“ als die andere, aber es ist wichtig, konsistent zu bleiben. Sie sind:

1. Kassenmethode

Bei der Kassenbuchhaltung erfasst du Umsätze, wenn sie eingehen, und Kosten, wenn sie bezahlt werden. Wenn du beispielsweise in Q1 an einem Projekt für eine:n Kund:in gearbeitet, aber erst in Q2 die Zahlung erhalten hast, würde diese Zahlung in deiner GuV-Rechnung für Q2 erscheinen.

Wenn du die Kassenbuchhaltung verwendest, spiegelt deine Gewinn- und Verlustrechnung den tatsächlichen Barbetrag wider, den du zur Verfügung hast – nicht Geld, das dir geschuldet wird (oder das du jemand anderem schuldest).

2. Periodengerechte Methode

Bei der periodengerechten Buchhaltung erfasst du Umsätze und Kosten, wenn sie anfallen. Du fügst Umsätze zu deiner GuV-Rechnung hinzu, wenn du einen Vertrag unterzeichnest oder Waren oder Dienstleistungen lieferst – nicht wenn du bezahlt wirst. Dasselbe gilt für Kosten, die dir entstehen.

Beispiel: Wenn du zum Bürobedarfsgeschäft gehst, um eine 20-€-Packung Stifte zu kaufen, die du mit deiner Geschäfts-EC-Karte bezahlst, zählt das zu den heutigen Betriebsausgaben. Die acht Arbeitsstunden, die dein:e Mitarbeiter:in heute geleistet hat, sind ebenfalls Teil der heutigen Betriebsausgaben, auch wenn du sie erst nächste Woche bezahlen wirst.

Wenn du dich für die periodengerechte Buchhaltungsmethode entscheidest, stimmt deine Gewinn- und Verlustrechnung möglicherweise nicht mit deinem tatsächlichen Kontostand überein. Stattdessen spiegelt sie die Entscheidungen und Vereinbarungen wider, die während des festgelegten Zeitraums getroffen wurden.

Beispiel einer Gewinn- und Verlustrechnung

Gewinn- und Verlustrechnungen folgen einem Muster, und eine Gewinn- und Verlustvorlage kann die Erstellung dieser Aufstellungen erleichtern. Hier ist eine beispielhafte Quartalsaufstellung, erstellt für ein fiktives Unternehmen, das Präsidentenbüsten aus Kartoffeln schnitzt.

Da dieses Unternehmen mehr Geld als Umsatz eingenommen hat, als es für Herstellungskosten der verkauften Waren, Betriebsausgaben, außerordentliche Ausgaben und Steuern ausgegeben hat, weist es ein positives Nettoeinkommen oder einen Gewinn auf. Hätten die Ausgaben die Umsätze überstiegen, würde die Gewinn- und Verlustrechnung ein negatives Nettoeinkommen oder einen Verlust zeigen.