Wenn du deine Buchhaltung digitalisieren möchtest, ist QuickBooks nur eine von vielen möglichen Lösungen. Gerade für Unternehmen in Deutschland können Anforderungen wie DATEV, E-Rechnungen, Umsatzsteuer oder die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei dafür sorgen, dass eine andere Buchhaltungssoftware besser zu den eigenen Prozessen passt.
Für E-Commerce-Unternehmen kommt ein weiterer Punkt hinzu: Deine Buchhaltung sollte möglichst reibungslos mit deinem Onlineshop, Zahlungsdienstleistern und weiteren Verkaufskanälen zusammenspielen. Dieser Vergleich zeigt dir sieben QuickBooks-Alternativen und erklärt, worauf du bei der Auswahl achten solltest.
Was sind die besten QuickBooks-Alternativen?
Zu den bekannten QuickBooks-Alternativen zählen Lexware Office, sevdesk, Xero, Zoho Books, FastBill, WISO MeinBüro und Odoo. Welche Lösung geeignet ist, hängt unter anderem von Unternehmensgröße, benötigten Buchhaltungsfunktionen, Integrationen, Automatisierungen und steuerlichen Anforderungen ab.
Warum Unternehmen QuickBooks verlassen
Die Gründe für einen Wechsel von QuickBooks unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße und Anforderungen. Während für manche Unternehmen die laufenden Kosten entscheidend sind, benötigen andere mehr Automatisierung, zusätzliche Integrationen oder Funktionen, die besser zu ihren wachsenden Buchhaltungsprozessen passen.
| Wechselgrund | Warum er relevant sein kann | Worauf du bei einer Alternative achten solltest |
|---|---|---|
| Kosten | Mit zusätzlichen Funktionen, Nutzerkonten oder Erweiterungen können die laufenden Softwarekosten steigen. | Vergleiche nicht nur den Einstiegspreis, sondern auch Kosten für benötigte Funktionen, Nutzer:innen und Zusatzmodule. |
| Skalierbarkeit | Mit steigender Zahl an Transaktionen, Mitarbeitenden oder Unternehmensbereichen können sich die Anforderungen an die Buchhaltung verändern. | Prüfe Transaktionslimits, Nutzerverwaltung, Automatisierungen und Funktionen für wachsende Unternehmen. |
| Komplexere Unternehmensstrukturen | Mehrere Standorte, Gesellschaften oder Geschäftsbereiche stellen höhere Anforderungen an Reporting und Konsolidierung. | Achte auf Multi-Entity-Funktionen, differenzierte Berichte und geeignete Rechteverwaltungen. |
| Integrationen | Unternehmen nutzen häufig mehrere Systeme für Zahlungen, Vertrieb, Warenwirtschaft oder andere Geschäftsprozesse. | Prüfe, ob deine wichtigsten Anwendungen direkt oder über zuverlässige Schnittstellen angebunden werden können. |
| Automatisierung | Manuelle Dateneingaben und Abstimmungen werden bei zunehmendem Beleg- und Transaktionsvolumen schnell zeitaufwendig. | Achte beispielsweise auf automatische Belegerfassung, Bankabgleich, wiederkehrende Rechnungen und Zahlungszuordnung. |
| Lokale Anforderungen | Steuerliche und buchhalterische Anforderungen unterscheiden sich je nach Land und Unternehmenssitz. | Prüfe unter anderem Steuerfunktionen, E-Rechnungen sowie Schnittstellen für die Zusammenarbeit mit deiner Steuerkanzlei. |
| Bedienung und Zusammenarbeit | Je mehr Personen mit der Buchhaltung arbeiten, desto wichtiger werden Übersichtlichkeit und gemeinsame Arbeitsprozesse. | Vergleiche Benutzeroberfläche, Zugriffsrechte, Freigabeprozesse und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit externen Buchhalter:innen. |
Ein Wechsel ist deshalb nicht grundsätzlich notwendig, nur weil eine andere Software einzelne zusätzliche Funktionen bietet. Entscheidend ist, ob QuickBooks deine aktuellen Prozesse weiterhin sinnvoll unterstützt oder ob eine Alternative deine Anforderungen besser abdeckt.
1. Lexware Office
Lexware Office, früher unter dem Namen lexoffice bekannt, ist auf die Anforderungen deutscher Unternehmen ausgerichtet. Die Software verbindet klassische Buchhaltungsfunktionen mit Belegerfassung, Rechnungsstellung und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien.
Die Tarife beginnen bei 7,90 € pro Monat zzgl. MwSt. Wenn du Funktionen für die laufende Buchhaltung wie Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuer benötigst, ist allerdings mindestens der Tarif L relevant. Dieser kostet regulär 21,90 € pro Monat zzgl. MwSt. Lexware Office lässt sich 30 Tage kostenlos testen.
Für Shopify-Händler:innen ist vor allem die Integration interessant. Im Shopify App Store stehen Lösungen zur Verfügung, die unter anderem Rechnungen und Gutschriften aus Bestellungen erzeugen sowie Zahlungsdaten und Shopify-Payments-Gebühren synchronisieren können. Auch E-Rechnungen und OSS-relevante Vorgänge werden unterstützt.
Lexware Office kann deshalb vor allem interessant sein, wenn du:
- überwiegend in Deutschland tätig bist,
- eng mit einer Steuerkanzlei zusammenarbeitest,
- Bestellungen und Zahlungen aus Shopify automatisiert weiterverarbeiten möchtest,
- deutsche Buchhaltungsanforderungen möglichst zentral abbilden willst.
Für kleinere Unternehmen lohnt sich außerdem ein Blick auf die Besonderheiten der Buchhaltung für Kleinunternehmer:innen.
2. sevdesk
sevdesk ist ebenfalls eine cloudbasierte Buchhaltungslösung aus Deutschland. Zu den typischen Funktionen gehören Rechnungsstellung, Belegerfassung, Bankanbindung und die Vorbereitung steuerlicher Prozesse.
sevdesk bietet einen kostenlosen Tarif. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen regulär bei 12,90 € pro Monat zzgl. MwSt. Außerdem steht eine 14-tägige Testphase zur Verfügung. Welcher Tarif erforderlich ist, hängt davon ab, ob du lediglich Rechnungen erstellen oder auch umfassendere Buchhaltungsfunktionen nutzen möchtest.
Für Shopify gibt es Integrationen, über die Bestellungen beispielsweise in Rechnungen und Gutschriften umgewandelt werden können. Je nach Integration lassen sich zudem Zahlungen synchronisieren, Kontakte übertragen, E-Rechnungen erstellen und Daten für den DATEV-Export vorbereiten.
Damit richtet sich sevdesk insbesondere an Selbstständige sowie kleine und mittlere Unternehmen, die viele wiederkehrende Buchhaltungsaufgaben automatisieren möchten.
Bei der Entscheidung zwischen sevdesk und Lexware Office lohnt es sich, nicht nur einzelne Funktionslisten zu vergleichen. Prüfe vor allem, welche Lösung besser zu deiner Steuerkanzlei, deinen Verkaufskanälen und deinem konkreten Rechnungsprozess passt.
3. Xero
Xero gehört wie QuickBooks zu den international ausgerichteten Cloud-Buchhaltungslösungen. Die Plattform bietet unter anderem Rechnungsstellung, Bankabgleich, Reporting, Ausgabenverwaltung und zahlreiche Schnittstellen zu anderen Anwendungen.
Die Tarife beginnen auf der europäischen Xero-Preisseite derzeit bei 29 US-Dollar pro Monat. Xero bietet zudem die Möglichkeit, die Software zunächst kostenlos zu testen. Da Preise und verfügbare Tarife je nach Region variieren können, solltest du bei einer Entscheidung die Konditionen für deinen Unternehmensstandort prüfen.
Ein Vorteil liegt im großen App-Ökosystem. Dadurch eignet sich Xero insbesondere für Unternehmen, deren Finanzprozesse über mehrere internationale Tools und Vertriebskanäle verteilt sind. Shopify lässt sich ebenfalls in entsprechende Workflows einbinden, teilweise mithilfe zusätzlicher Anwendungen.
Xero kann vor allem dann relevant sein, wenn dein Unternehmen:
- international verkauft,
- verschiedene Währungen verarbeitet,
- mehrere Softwarelösungen miteinander verbinden muss,
- weniger auf ausschließlich deutsche Buchhaltungsprozesse ausgerichtet ist.
Für Unternehmen mit starkem Deutschland-Fokus solltest du besonders genau prüfen, wie steuerliche Prozesse und die Zusammenarbeit mit deiner Steuerberatung umgesetzt werden.
4. Zoho Books
Zoho Books gehört zur umfangreichen Zoho-Produktfamilie. Neben Buchhaltung bietet das Ökosystem unter anderem Lösungen für CRM, Projekte, Vertrieb und weitere Geschäftsprozesse.
Das macht Zoho Books vor allem für Unternehmen interessant, die bereits andere Zoho-Anwendungen nutzen oder möglichst viele Abläufe innerhalb eines zusammenhängenden Software-Ökosystems organisieren möchten.
Zu den typischen Funktionen zählen Rechnungen, Ausgabenverwaltung, Bankabgleich, Automatisierungen und Mehrwährungsfunktionen.
Es gibt einen kostenlosen Tarif. Die kostenpflichtigen Versionen beginnen derzeit bei 30 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung beziehungsweise 40 € bei monatlicher Zahlung. Zusätzlich steht eine 14-tägige Testphase zur Verfügung.
5. FastBill
FastBill konzentriert sich auf digitale Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse für Selbstständige und kleinere Unternehmen. Dazu zählen beispielsweise Rechnungserstellung, Belegverwaltung, Zahlungskontrolle und die Vorbereitung von Daten für die Buchhaltung.
Das kann sinnvoll sein, wenn dein Unternehmen einen vergleichsweise überschaubaren Prozess benötigt und die Automatisierung der Rechnungsstellung im Vordergrund steht.
Für E-Commerce-Unternehmen solltest du allerdings genau prüfen, wie Shopify-Bestellungen, Rückerstattungen, Gebühren unterschiedlicher Zahlungsarten und größere Transaktionsmengen übertragen werden können. Eine Buchhaltungssoftware sollte nicht nur Rechnungen erstellen, sondern möglichst den gesamten Zahlungsfluss nachvollziehbar abbilden.
Die Tarife beginnen bei 10 € pro Monat zzgl. MwSt. Bei jährlicher Abrechnung liegt der Einstiegspreis bei 9 € pro Monat. FastBill kann 14 Tage kostenlos getestet werden.
6. WISO MeinBüro
WISO MeinBüro kombiniert Buchhaltungsfunktionen mit weiteren kaufmännischen Aufgaben. Je nach Funktionsumfang lassen sich beispielsweise Rechnungen, Zahlungen, Aufträge und Warenwirtschaft verwalten.
Das unterscheidet die Lösung von Anwendungen, die sich stärker auf reine Cloud-Buchhaltung konzentrieren.
Eine solche Kombination kann interessant sein, wenn du neben der Finanzbuchhaltung auch Bestände, Aufträge oder andere kaufmännische Prozesse innerhalb eines Systems verwalten möchtest.
Für einen Onlineshop solltest du dabei insbesondere prüfen, welche Daten automatisiert zwischen deinem Shopsystem und der Buchhaltungssoftware übertragen werden können. Sobald die Bestellmenge steigt, können manuelle Exporte schnell zu einem unnötigen Zeitaufwand und einer zusätzlichen Fehlerquelle werden.
Der Einstiegstarif für Rechnungen und Angebote kostet regulär 10,90 € pro Monat zzgl. Umsatzsteuer. Möchtest du die Software als umfassendere QuickBooks-Alternative für deine Buchhaltung einsetzen, ist insbesondere das Buchhaltungsmodul relevant. Dieses beginnt regulär bei 19,90 € pro Monat zzgl. Umsatzsteuer. Die Software lässt sich 14 Tage kostenlos testen.
7. Odoo
Odoo verfolgt einen deutlich breiteren Ansatz als klassische Buchhaltungsprogramme. Die Plattform besteht aus zahlreichen miteinander kombinierbaren Unternehmensanwendungen, beispielsweise für Buchhaltung, CRM, Warenwirtschaft, E-Commerce oder Personalverwaltung.
Für wachsende Unternehmen kann dieser ERP-Ansatz interessant sein, wenn nicht nur die Buchhaltung, sondern mehrere Unternehmensbereiche in einem gemeinsamen System organisiert werden sollen.
Der Umfang bringt allerdings auch eine andere Art der Einführung mit sich. Je komplexer Prozesse, Datenmigration und Schnittstellen werden, desto wichtiger wird eine sorgfältige Planung.
Für kleine Shops, die primär Rechnungen und Belege automatisieren möchten, kann ein spezialisiertes Buchhaltungstool deshalb leichter zu verwalten sein. Unternehmen mit komplexen Waren- und Verwaltungsprozessen können dagegen von einem umfassenderen System profitieren.
Eine einzelne Odoo-App kann dauerhaft kostenlos genutzt werden. Der Standard-Tarif, der Zugriff auf alle Apps bietet, beginnt derzeit bei 24,90 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat bei jährlicher Abrechnung.
So wechselst du von QuickBooks zu einer Alternative
1. Definiere deine Anforderungen
Erstelle zunächst eine Liste der Funktionen, die du tatsächlich benötigst. Unterscheide dabei zwischen unverzichtbaren Funktionen und solchen, die lediglich hilfreich wären.
2. Prüfe deine bestehenden Integrationen
Notiere, welche Systeme aktuell mit QuickBooks verbunden sind. Dazu können dein Shopify-Store, Banken, Zahlungsanbieter:innen oder weitere Verkaufskanäle gehören.
3. Kläre den Wechsel mit deiner Steuerkanzlei
Deine Steuerberaterin oder dein Steuerberater kann dir sagen, welche Daten benötigt werden und welche Schnittstellen die Zusammenarbeit erleichtern.
4. Sichere und exportiere deine Daten
Exportiere relevante Buchhaltungsdaten und bewahre die benötigten Unterlagen entsprechend der für dein Unternehmen geltenden Aufbewahrungspflichten auf.
5. Teste den neuen Prozess
Bevor du sämtliche Abläufe umstellst, kannst du anhand einiger Bestellungen prüfen, ob Rechnungen, Zahlungen, Steuern und Rückerstattungen korrekt verarbeitet werden.
6. Kontrolliere die ersten Abrechnungsperioden
Vergleiche nach dem Wechsel regelmäßig Shop-Umsätze, Zahlungseingänge und Buchhaltungsdaten. So kannst du mögliche Abweichungen früh erkennen.
Fazit: Die passende QuickBooks-Alternative hängt von deinen Prozessen ab
Die richtige QuickBooks-Alternative ist nicht automatisch das Programm mit der längsten Funktionsliste. Entscheidend ist, welche Software zu deinem Geschäftsmodell, deinem Standort und deinen bestehenden Arbeitsabläufen passt.
Für Unternehmen mit starkem Deutschland-Fokus können Lösungen wie Lexware Office oder sevdesk aufgrund ihrer lokalen Buchhaltungsfunktionen und verfügbaren Shopify-Integrationen interessant sein. International ausgerichtete Unternehmen können dagegen auch Xero oder Zoho Books in Betracht ziehen. Benötigst du zusätzlich umfangreiche Warenwirtschafts- oder ERP-Funktionen, kommen Lösungen wie WISO MeinBüro oder Odoo infrage.
Für Shopify-Händler:innen sollte dabei vor allem der gesamte Datenfluss betrachtet werden: von der Bestellung über Zahlung und Rückerstattung bis zur Buchhaltung und Steuerkanzlei. Je weniger manuelle Zwischenschritte dieser Prozess benötigt, desto leichter lässt er sich mit einem wachsenden E-Commerce-Unternehmen skalieren.
Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine professionelle Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bitte konsultiere eine unabhängige Rechts- oder Steuerberatung für Informationen, die spezifisch für dein Land und deine Umstände gelten. Shopify haftet in keiner Weise für deine Verwendung oder dein Vertrauen in diese Informationen.
