Öffne in der Shopify-POS-App „Startseite“, dann „Einstellungen“ und wähle „> Verbundene Hardware verwalten“. Wähle „Quittungsdrucker“ aus den Optionen und klicke durch die Eingabeaufforderungen, um deine Hardware zu verbinden. Tippe auf „Quittung testen“, um zu überprüfen, ob dein Drucker und POS erfolgreich gekoppelt wurden. Tippe dann auf „Fertig“. Dein Drucker sollte unter Quittungsdruckern aufgeführt sein.
Verbinde deinen Belegdrucker mit Shopify-POS.
3. Erstelle eine Kundenbestellung
Nachdem du dich bei Shopify-POS angemeldet hast, siehst du den Startbildschirm. Du kannst Produkte zu einer Kundenbestellung hinzufügen, indem du entweder nach ihnen suchst oder auf „Produkte“ unten tippst und aus einer Liste der Produkte wählst, die du dem System hinzugefügt hast.
Sobald du alle Artikel für die Kundenbestellung hinzugefügt hast, tippe auf „Kasse“. Wähle die Zahlungsmethode und folge den Anweisungen, um den Verkauf abzuschließen.
4. Generiere und sende deine Quittung
Sobald der Verkauf abgeschlossen ist, siehst du einen Bildschirm mit der Aufschrift „Zahlung erfolgreich“. Dort hast du die Möglichkeit, die Quittung zu drucken, per SMS zu senden, per E-Mail zu versenden oder Kund:innen einen Geschenkgutschein anzubieten.
Wenn Käufer:innen im Geschäft eine digitale Quittung wünschen, ist dies eine gute Gelegenheit, Kundendaten wie ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zu sammeln und ein Profil für sie in der Shopify-POS-App zu erstellen.
Du kannst auch dein Shopify-POS so einrichten, dass Papierquittungen automatisch gedruckt werden. In einem gut laufenden Geschäft kannst du so vermeiden, nach jedem Verkauf eine Quittungsoption auswählen zu müssen. Stelle sicher, dass dein Drucker eingeschaltet und mit deinem Shopify-POS verbunden ist. Gehe dann in der Shopify-POS-App zu „Startseite“, „Einstellungen“ und „Gedruckte Quittungen“ und aktiviere „Quittungen automatisch drucken“.
Wähle diese Option, um Quittungen automatisch zu drucken, wenn du im Geschäft einen Verkauf abwickelst.
Typische Fehler bei der Erstellung einer Quittung
Auch wenn eine Quittung schnell geschrieben oder digital erstellt ist, passieren in der Praxis immer wieder Fehler. Diese wirken zunächst harmlos, können jedoch steuerliche Konsequenzen haben oder bei einer Betriebsprüfung problematisch werden. Die folgenden Punkte zeigen die häufigsten Fehler – und warum du sie vermeiden solltest.
- Fehlende Pflichtangaben: Der häufigste Fehler ist eine unvollständige Quittung. Bereits eine fehlende Angabe – etwa das Ausstellungsdatum, die eindeutige Bezeichnung als „Quittung“ oder eine konkrete Leistungsbeschreibung – kann dazu führen, dass der Beleg steuerlich nicht anerkannt wird. Besonders kritisch ist eine fehlende Unterschrift oder ein nicht ausgewiesener Steuerbetrag. Damit eine Quittung rechtsgültig bleibt, müssen alle vorgeschriebenen Mindestangaben vollständig enthalten sein.
- Falscher oder unzutreffender Steuersatz: Ein weiterer typischer Fehler betrifft die Umsatzsteuer. Wird versehentlich der falsche Steuersatz (7 % statt 19 % oder umgekehrt) angegeben oder der Steuerbetrag falsch berechnet, kann das zu Korrekturen und unnötigem Aufwand führen. Besonders heikel ist die Situation bei Kleinunternehmer:innen: Wer trotz Anwendung der Kleinunternehmerregelung Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese dem Finanzamt – selbst wenn sie eigentlich nicht hätte berechnet werden dürfen. Hier ist besondere Sorgfalt erforderlich.
- Fehlende oder inkonsistente Belegnummern: Wenn regelmäßig Quittungen ausgestellt werden, sollten diese fortlaufend nummeriert sein. Fehlt eine Belegnummer oder tauchen doppelte Nummern auf, erschwert das die Buchhaltung und kann bei einer Prüfung Fragen aufwerfen. Eine saubere Nummerierung sorgt für Transparenz und erleichtert die eindeutige Zuordnung zu Geschäftsvorfällen. Digitale Kassensysteme übernehmen diese Aufgabe in der Regel automatisch.
- Unklare Leistungsbeschreibung: Eine zu allgemeine Beschreibung wie „Dienstleistung“ oder „Ware“ reicht nicht aus, um den Geschäftsvorfall nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Leistung sollte so konkret beschrieben werden, dass sie eindeutig identifizierbar ist. Je präziser die Angabe, desto besser lässt sich der Beleg später zuordnen – sowohl intern in der Buchhaltung als auch gegenüber dem Finanzamt.
- Unvollständige Angaben bei Beträgen über 250 Euro: Bei höheren Beträgen mit ausgewiesener Umsatzsteuer gelten strengere Anforderungen. In solchen Fällen müssen zusätzliche Angaben wie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens sowie eine eindeutige Rechnungsnummer enthalten sein. Fehlen diese Informationen, kann die Quittung nicht als Rechnungsersatz anerkannt werden – was insbesondere für den Vorsteuerabzug relevant ist.
- Unsachgemäßer Umgang mit sensiblen Zahlungsdaten: Gerade bei digitalen oder kartengestützten Zahlungen dürfen sensible Daten nicht vollständig auf der Quittung erscheinen. Kreditkartennummern müssen gekürzt werden, Ablaufdaten dürfen nicht sichtbar sein. Der Schutz dieser Informationen ist nicht nur eine Frage der Professionalität, sondern auch der Datensicherheit.
- Fehler bei digitalen Quittungen: Auch digitale Quittungen müssen alle Pflichtangaben enthalten und ordnungsgemäß archiviert werden. Werden Belege nachträglich geändert, nicht revisionssicher gespeichert oder nicht nachvollziehbar dokumentiert, kann das im Prüfungsfall problematisch werden. Digitale Systeme bieten viele Vorteile – sie müssen jedoch korrekt eingerichtet und genutzt werden.
Automatische Quittungen mit Shopify erstellen
Eine korrekt ausgestellte Quittung ist weit mehr als nur ein einfacher Zahlungsbeleg. Sie dient als Nachweis dafür, dass ein Betrag gezahlt wurde, schafft Rechtssicherheit und bildet die Grundlage für deine Buchhaltung. Ob du mit einem klassischen Quittungsblock arbeitest, einen Quittungsvordruck nutzt oder deine Belege direkt über eine Buchhaltungssoftware oder ein POS-System erstellst – entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben vollständig enthalten sind.
Wer typische Fehler vermeidet und seine Prozesse sauber organisiert, spart sich später unnötigen Aufwand bei Steuerprüfungen oder Rückfragen. Digitale Lösungen wie Shopify-POS helfen zusätzlich dabei, Quittungen automatisch zu erstellen, korrekt zu archivieren und professionell an Kund:innen weiterzugeben.
