Crees que la tienda online que abriste el año pasado para vender gorros tejidos a mano generó ganancias, pero, dados los innumerables gastos empresariales diferentes, no estás seguro de cuáles califican como deducciones fiscales para reducir lo que debes pagarle a Hacienda.
Si declaras muy poco, podrías enfrentarte a una multa considerable. Si pagas demasiado, podrían pasar meses antes de recibir tu devolución de impuestos, y es un dinero que tu negocio podría necesitar para sobrevivir. La teneduría de libros de pequeñas empresas puede ayudarte a determinar exactamente cuánto debes.
Este artículo te guiará a través de los conceptos básicos de teneduría de libros para pymes que necesitas conocer para dirigir tu nuevo negocio.
¿Qué es la teneduría de libros para pymes?
La teneduría de libros es el proceso de registrar y organizar las transacciones financieras de un negocio.
Por ejemplo, si tu tienda de comercio electrónico compra material de oficina, ese gasto se registraría en una hoja de cálculo o programa informático, junto con la fecha de compra, el coste y el impacto del pago en los estados financieros del negocio. Los contables también pueden registrar otras transacciones financieras, como préstamos y rendimientos de inversiones.
Cómo empezar con la teneduría de libros de tu pyme
Establecer un sistema de teneduría de libros preciso es fundamental para que un negocio gestione sus finanzas y cumpla con la normativa fiscal. Los siguientes pasos pueden ayudarte.
1. Elige un método de teneduría de libros
Existen muchas opciones para hacer seguimiento de tus transacciones, desde la entrada manual usando libros de registro físicos hasta diferentes tipos de software. La teneduría de libros manual suele ser menos costosa, pero consume mucho tiempo y está sujeta a errores humanos.
La teneduría de libros digital, por otro lado, puede acelerar partes del proceso mediante facturación automatizada y recibos.
Por ejemplo, algunos programas de contabilidad para pymes te permiten subir fotos de recibos sobre la marcha, digitalizándolos y añadiendo el gasto a tus libros, reduciendo de esta manera la cantidad de entrada de datos que tú o tu contable necesitáis hacer.
2. Configura un plan de cuentas
Los negocios bien gestionados suelen mantener un libro mayor general, que es un registro combinado de todas las transacciones de la empresa. La mayoría de los negocios encuentran útil categorizar tipos similares de transacciones en sublibros, como registros separados para cuentas por cobrar o cuentas por pagar.
Un nuevo propietario de negocio normalmente necesitará configurar un registro separado para cada sublibro. Esto puede significar tener que organizar un libro contable físico separado si usas teneduría de libros manual, o una hoja de cálculo contable separada si usas software contable. El plan de cuentas enumera todas las diferentes categorías de sublibros del negocio.
3. Registra las transacciones
Los negocios registran transacciones de dos maneras: entrada simple y entrada doble. En la teneduría de libros de entrada simple, una transacción se registra solo una vez en el libro mayor general y no se contabiliza en sublibros. Las empresas unipersonales o pymes tienden a usar este método.
En la teneduría de libros de entrada doble, cada transacción se registra en dos cuentas separadas. Por ejemplo, si pides prestados 1.000 €, los estados financieros del negocio registrarán tanto un aumento en la cuenta de activos como un aumento en la cuenta de pasivos.
Errores comunes en teneduría de libros para pymes
Es fácil cometer errores contables, especialmente si nunca has dedicado tiempo a la teneduría de libros. Aquí tienes algunos errores comunes a los que prestar atención:
- No mantener registros precisos. Pequeños errores en la entrada de datos pueden llevar a grandes problemas. Ligeros errores de cálculo en ganancias y pérdidas podrían desencadenar inspecciones de Hacienda y déficits en nóminas que podrían limitar tu capacidad de endeudamiento.
- Mezclar finanzas personales y empresariales. A veces, las pequeñas empresas no son diligentes separando gastos empresariales y personales. Esto puede alterar otros cálculos contables y hacer difícil supervisar cómo está funcionando tu negocio.
- No mantener al día los libros. Los propietarios de pequeñas empresas, especialmente aquellos que hacen la contabilidad ellos mismos, son propensos a retrasarse al establecer un registro contable. Ponerse al día puede ser mucho más difícil que mantenerse al corriente, haciendo más difícil asegurar que tu negocio cumple con los impuestos y que los registros de pago y fiscales de empleados están actualizados.
Teneduría de libros vs. contabilidad: similitudes y diferencias
Tanto la teneduría de libros como la contabilidad implican hacer seguimiento de las finanzas de un negocio. Sin embargo, la contabilidad tiende a enfocarse más en el análisis de transacciones empresariales, mientras que la teneduría de libros se centra más en el registro.
A qué decides dedicarle tiempo en tu negocio depende en última instancia de las necesidades de tu empresa. Aquí están las diferencias entre la teneduría de libros y la contabilidad que debes tener en cuenta al comenzar tu viaje con los números.
¿Cuáles son las similitudes entre contabilidad y teneduría de libros?
- Registro. Tanto la teneduría de libros como la contabilidad deben mantener registros meticulosos y juegan un papel importante en supervisar la salud financiera de un negocio.
- Ambos usan PGC. Tanto la teneduría de libros como la contabilidad siguen los principios del Plan General de Contabilidad (PGC) para mantener consistencia a través de documentos financieros y cumplir con estándares contables.
¿Cuáles son las diferencias entre contabilidad y teneduría de libros?
- Complejidad. La teneduría de libros tiende a manejar la entrada de datos e informes financieros simples, mientras que los contables a menudo gestionan tareas complejas o análisis en profundidad que propietarios de negocios e inversores necesitan para entender el rendimiento general de una empresa. La contabilidad se enfoca menos en las operaciones diarias de una empresa que la teneduría de libros.
- Educación. En España, la teneduría de libros no es una profesión regulada por ley. Sin embargo, en la práctica, la mayoría de los profesionales cuentan con formación en administración y finanzas, contabilidad o titulaciones universitarias relacionadas, ya que el conocimiento técnico es clave para garantizar registros precisos y cumplimiento fiscal. El contable, por su parte, suele asumir un nivel mayor de responsabilidad técnica. Además de registrar operaciones, se encarga de elaborar estados financieros, realizar cierres contables, balances generales y aplicar correctamente la normativa vigente. Por ello, es habitual que cuente con formación universitaria en Contabilidad, Economía o Administración y Dirección de Empresas.
- Responsabilidades. Entre otras cosas, los tenedores de libros rastrean cuentas por cobrar y cuentas por pagar, y se encargan de registrar y organizar las transacciones diarias del negocio. También aseguran que las transacciones mensuales coincidan con las tarjetas de crédito y los extractos bancarios del negocio, y en algunos casos pueden gestionar tareas administrativas como la nómina. Los contables, por su parte, pueden proporcionar asesoramiento fiscal y ayudar a preparar declaraciones de impuestos, además de apoyar en la solicitud de préstamos y en la toma de decisiones estratégicas del negocio. También se encargan de analizar la información financiera, preparar estados financieros como balances, cuentas de pérdidas y ganancias y flujos de caja, y confirmar la precisión de los documentos financieros utilizando la información registrada previamente.
Cuándo deberías contratar un tenedor de libros
Contratar un empleado que te proporcione servicios de teneduría de libros para pymes puede ser útil para algunos negocios, especialmente cuando su crecimiento conlleva un gran aumento en el volumen de transacciones.
Los tenedores de libros son útiles porque pueden enfocarse únicamente en mantener registros precisos y oportunos, mientras que los emprendedores a menudo tienen que hacer malabarismos entre la contabilidad y dirigir un negocio. Si tu negocio tiene más transacciones de las que tienes tiempo de controlar a diario, contratar un tenedor de libros probablemente sea una buena idea.
Para contratar un servicio de teneduría de libros, puedes empezar contactando firmas contables que ofrezcan servicios de teneduría de libros para pequeñas empresas.
Aunque para ejercer de tenedor de libros no se requiere una titulación concreta, es recomendable contar con un profesional con conocimientos y formación específica en contabilidad o una experiencia demostrable.
Preguntas frecuentes sobre teneduría de libros para pymes
¿Qué registros financieros debería mantener una pequeña empresa?
Una pyme necesita rastrear todas las transacciones. La mayor parte de la teneduría de libros en pymes también implica organizar libros separados para activos, pasivos, ingresos y gastos.
¿Debería mi pequeña empresa conseguir un contable o un tenedor de libros?
Tanto contables como tenedores de libros pueden ayudar a las pymes, aunque de diferentes maneras. Los tenedores de libros son mejores para hacer el seguimiento de transacciones del día a día. Los contables son mejores para proporcionar a propietarios de pequeñas empresas análisis financiero basado en la información registrada por los tenedores de libros. Además, frecuentemente, los contables ayudan a negocios a presentar sus impuestos y solicitar préstamos.
¿Debería mi pyme usar contabilidad de caja o de devengo?
La contabilidad de caja solo registra una transacción cuando se recibe o paga en efectivo. La contabilidad de devengo rastrea todas las transacciones empresariales, incluso cuando no hay efectivo involucrado. Por ejemplo, si un negocio registra sus facturas antes de que sean pagadas, esto se considera contabilidad de devengo. El método de contabilidad de caja tiende a ser más simple y conveniente para la mayoría de las pymes. Sin embargo, la contabilidad de devengo puede ser mejor al solicitar un préstamo bancario para financiar tu negocio, o puede ayudar a un comprador a evaluar tu negocio si planeas vender.
¿Cómo pueden las pymes gestionar las responsabilidades fiscales?
Para la mayoría de los negocios, una teneduría de libros cuidadosa es crítica para asegurar que pagas la cantidad apropiada cuando llega la temporada de impuestos. Las pymes también deberían considerar contratar un contable para asegurarse de que todo se presenta correctamente.
