Xero vs. QuickBooks: miten ne eroavat toisistaan?

Oikean kirjanpito-ohjelmiston valinta voi parantaa merkittävästi pienyrityksen toimintaa. Se vaikuttaa niin päivittäisten kulujen seurantaan kuin talouden raportointiin ja pitkän aikavälin suunnitteluun. Yhdysvaltain kauppakamarin kyselyn mukaan yli puolet pienyrityksistä käyttää kirjanpito-ohjelmistoa, jossa on peruskirjanpitoa monipuolisempia ominaisuuksia. Nykyaikaiset työkalut tarjoavat esimerkiksi pilvipohjaisen käytön, tekoälyyn perustuvan automaation ja monipuoliset integraatiot.

Xero ja QuickBooks ovat kaksi suosittua kirjanpito-ohjelmistoa. Tässä artikkelissa käymme läpi niiden ominaisuudet ja keskeiset erot.

Mikä on Xero?

Xero on pilvipohjainen kirjanpito-ohjelmisto, joka on suunniteltu helpottamaan pienten ja keskisuurten yritysten talouden hallintaa. Se julkaistiin vuonna 2006 QuickBooksin vaihtoehtona, ja alan johtavat toimijat ovat tunnustaneet sen käyttäjäystävällisen käyttöliittymän ja tehokkaat kirjanpito-ominaisuudet.

Xero noudattaa yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita (GAAP) ja yksinkertaistaa samalla kirjanpidon perusteita automatisoimalla yleisiä tehtäviä, kuten pankkitilien täsmäytyksiä ja laskutusta. Näin kirjanpito on helposti hallittavissa, vaikka kokemusta ei olisi paljon.

Xeron ominaisuuksiin kuuluvat:

• Laskutus. Luo laskuja, ajasta toistuvia laskuja ja seuraa maksujen tilannetta helposti. Näin pysyt ajan tasalla myyntisaamisista ja asiakkaiden on helppo maksaa laskunsa, mikä tukee kassavirtaa.
• Pankkitilien täsmäytys. Tuo pankkitapahtumat automaattisesti pankkiyhteyden kautta ja vertaa niitä kirjanpidon tietoihin. Ohjelmisto oppii ajan myötä luokittelemaan tapahtumia, mikä nopeuttaa täsmäytystä ja vähentää virheitä.
• Kulujen hallinta. Hallitse kuluja Xero Expenses -toiminnolla. Työntekijät voivat kuvata kuitit mobiililaitteillaan, minkä jälkeen ohjelmisto poimii niistä keskeiset tiedot ja liittää ne kulukorvaushakemuksiin. Tämä helpottaa kulujen hyväksymistä ja korvausten käsittelyä. Ominaisuus sisältyy Xeron Established-pakettiin.
• Perusvarastonhallinta. Xerolla voi seurata varastotasoja, hallita varastonimikkeitä ja tarkastella myytyjen tuotteiden hankintamenoa (COGS). Näin saat paremman käsityksen katteista ja tuotteiden kannattavuudesta. Kehittyneempiä varastonhallinnan työkaluja on saatavilla Xeron sovelluskaupan integraatioina.
• Monivaluuttakirjanpito. Jos yrityksesi toimii kansainvälisesti ja soveltaa kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja (IFRS), voit käsitellä maksuja, lähettää laskuja ja hallita pankkitilejä yli 160 valuutassa. Valuuttakurssit päivittyvät automaattisesti. Ominaisuus sisältyy Xeron Established-pakettiin.
• Projektinhallinta. Xeron työkaluilla voit seurata projektikohtaisia kuluja ja ajankäyttöä. Näin saat selkeän kuvan projektien kustannuksista ja kannattavuudesta. Ominaisuus sisältyy Xeron Established-pakettiin.
• Kehittynyt raportointi. Luo erilaisia talousraportteja, kuten tuloslaskelmia (P&L) ja taseita. Xeron Established-paketti sisältää myös kehittyneempiä raportointiominaisuuksia, kuten lyhyen aikavälin kassavirtaennusteet, mukautettuja mittareita sisältävät liiketoimintakatsaukset ja mahdollisuuden tarkastella yksittäisten tietojen taustalla olevia lukuja trendien tunnistamiseksi.
• Rajaton käyttäjämäärä. Kaikki Xeron paketit sisältävät rajattoman määrän käyttäjiä. Tämä tekee siitä kustannustehokkaan vaihtoehdon tiimeille, joiden on päästävä samoihin kirjanpitotietoihin. Se on merkittävä etu verrattuna joihinkin QuickBooksin paketteihin.
• Selkeä hallintapaneeli. Xeron hallintapaneelissa on helppo liikkua, ja se tarjoaa ajantasaisen näkymän kassavirtaan, pankkitileihin ja yrityksen taloudelliseen tilanteeseen.

Jos olet Shopify-kaupan omistaja ja haluat yksinkertaistaa verkkokaupan kirjanpitoa, Xero tarjoaa Shopify-integraation. Sovellus synkronoi automaattisesti päivittäisen yhteenvedon Shopify-myynnistä, alennuksista, toimituskuluista, palautuksista ja maksuista Xero-tilille. Näin saat ajantasaisen näkymän kassavirtaan ja liiketoiminnan suorituskykyyn. Shopifyn sovelluskaupassa on monia vaihtoehtoja kaupan tietojen yhdistämiseen ja synkronointiin Xeroon, kuten Xero & QuickBooks Smart Sync-, A2X Sync- ja Xero Bridge -sovellukset.

Xeron paketit ja hinnoittelu

Xero tarjoaa useita hinnoittelupaketteja erikokoisten yritysten tarpeisiin:

• Early. 20 $ (n. 18 €) kuukaudessa. Sopii pienille yrityksille ja itsensä työllistäville. Paketti sisältää kirjanpidon perusominaisuudet, mutta laskujen lähettämiseen ja ostolaskujen kirjaamiseen liittyy rajoituksia.
• Growing. 47 $ (n. 42 €) kuukaudessa. Sisältää rajattoman määrän myyntilaskuja ja ostolaskuja. Sopii kasvaville yrityksille, joiden liiketoimintaan kuuluu enemmän tapahtumia.
• Established. 80 $ (n. 72 €) kuukaudessa. Sisältää kaikki Growing-paketin ominaisuudet sekä monivaluuttatuen ja projektiseurannan työkalut. Sopii yrityksille, joilla on monimutkaisemmat kirjanpidon tarpeet tai kansainvälistä toimintaa.

Huomaa, että hinnat vaihtelevat alueittain, joten tarkista oman alueesi ajantasaiset hinnat Xeron virallisilta verkkosivuilta.

Xeroon voi lisätä myös valinnaisia lisäosia. Varastonhallintaa voi laajentaa esimerkiksi Unleashed-integraatiolla, ja ajanseurantaan voi käyttää Deputy-sovellusta. Raportointia ja analytiikkaa voi puolestaan kehittää esimerkiksi Spotlight Reporting -työkalulla.

Mikä on QuickBooks?

QuickBooks on johtava ja tunnetuin kirjanpito-ohjelmisto, joka on erityisen hallitseva Yhdysvaltain markkinoilla. Se on kirjanpitoratkaisu, joka tarjoaa sekä työpöytäversioita että QuickBooks Online -sopimuksia eri yrityksille ja toimialoille. Xeron tavoin QuickBooks noudattaa GAAP-periaatteita.

QuickBooksin kaiken kattava alusta tarjoaa kirjanpitotyökaluja, jotka on suunniteltu hallitsemaan yrityksen talouden jokaista osa-aluetta. Tämä kattaa yksityiskohtaisen laskutuksen ja palkanlaskennan sekä kattavan raportoinnin. Olipa kyse kassavirran seurannasta, varastonhallinnasta tai veroilmoituksen laatimiseen valmistautumisesta, QuickBooks auttaa pitämään yrityksen talousasiat järjestyksessä.

QuickBooksin tärkeimpiä ominaisuuksia ovat:

• Laskutus ja maksut. Luo muokattavia laskuja, vastaanota verkkomaksuja ja ajasta maksumuistutuksia. Näin voit seurata myyntisaamisia ja hallita kassavirtaa tehokkaammin.
• Kulujen hallinta ja pankkitilien täsmäytys. Yhdistä pankkitilit ja luottokortit, jotta tapahtumat tuodaan automaattisesti kirjanpitoon. Voit seurata ja luokitella kuluja sekä täsmäyttää pankkitapahtumat kirjanpidon tietoihin helpommin.
• Varastonhallinta. QuickBooks Onlinen Plus- ja Advanced-paketit sisältävät varastonseurannan, myytyjen tuotteiden hankintamenon (COGS) seurannan ja mahdollisuuden määrittää varaston täydennyksen hälytysrajat. Ominaisuudet sopivat yrityksille, joilla on monipuolisempia varastonhallinnan tarpeita.
• Projektinhallinta. Seuraa projektien kannattavuutta, omaa ja työntekijöiden ajankäyttöä sekä projektikohtaisia kuluja. Ominaisuus sisältyy Plus- ja Advanced-paketteihin.
• Kehittynyt raportointi. Luo talousraportteja, kuten tuloslaskelmia, taseita, myyntisaamisten (A/R) ja ostovelkojen (A/P) ikäjakaumaraportteja sekä koesaldoraportteja.

• Palkanlaskenta ja ajanseuranta. QuickBooks tarjoaa integroituja palkanlaskentapalveluja (Core, Premium ja Elite), jotka helpottavat palkanmaksua, palkkaverojen käsittelyä ja veroilmoitusten tekemistä. Essentials-, Plus- ja Advanced-paketit sisältävät myös ajanseurantatoiminnon, jonka avulla voit seurata työntekijöiden työtunteja ja helpottaa laskutusta sekä palkanlaskentaa.
• Kuittien tallennus. Kuvaa kuitit QuickBooksin mobiilisovelluksella, joka auttaa luokittelemaan ne automaattisesti.
• Myyntiveron hallinta. Laske ja seuraa myyntiveroja sekä laadi tarvittavat ilmoitukset automaattisesti, mikä helpottaa verovelvoitteiden hoitamista.
• Sovelluskauppa. QuickBooksin sovelluskaupasta löydät satoja kolmannen osapuolen sovelluksia, jotka voi integroida suoraan kirjanpitotietoihin.

Shopify-käyttäjät voivat synkronoida kaupan tiedot automaattisesti QuickBooksiin sovelluksen avulla, kuten QuickBooks Syncin kautta.

Synkronoi Shopifyn tilaukset, palautukset, varastotiedot, tuotteet ja maksut QuickBooksiin. Näin helpotat talousraportointia ja varastonhallintaa.

QuickBooksin paketit ja hinnoittelu

QuickBooks Online tarjoaa neljä pilvipohjaista pakettia erilaisten yritysten tarpeisiin:

• Simple Start. 21 € kuukaudessa. Sopii yksinyrittäjille ja pienyrityksille. Paketti sisältää laskutuksen, raportoinnin sekä tulojen ja kulujen perusseurannan.
• Essentials. 31 € kuukaudessa. Sisältää kaikki Simple Start -paketin ominaisuudet sekä ostolaskujen hallinnan, ajanseurannan ja monivaluuttakirjanpidon.
• Plus. 45 € kuukaudessa. Sisältää varastonseurannan, projektien kannattavuuden seurannan ja käyttöoikeudet enintään viidelle käyttäjälle. Sopii kasvaville yrityksille.
• Advanced. 75 € kuukaudessa. Keskisuurille yrityksille suunniteltu paketti tukee enintään 25 käyttäjää. Se sisältää kehittyneen raportoinnin, erälaskutuksen ja työnkulkujen automatisoinnin. Se sopii yrityksille, joilla on vaativammat kirjanpidon tarpeet.

Huomaa, että hinnat ja saatavilla olevat paketit vaihtelevat alueittain. Tarkista ajantasaiset hinnat oman alueesi QuickBooksin verkkosivuilta.

QuickBooks tarjoaa myös integroituja palkanlaskentapalveluja sekä maksujen käsittelyyn tarkoitetun QuickBooks Payments -palvelun. Lisäksi QuickBooks Time auttaa seuraamaan työntekijöiden työaikaa ja laskuttamaan asiakkaita käytettyjen tuntien perusteella.

Xero vs. QuickBooks: mikä ero niillä on?

Sekä Xero että QuickBooks ovat johtavia kirjanpito-ohjelmistoja, joilla on useita keskeisiä eroja, jotka voivat vaikuttaa valintaan. Tässä yleiskatsaus: