Comment envoyer une facture à un client en 7 étapes

Demander un paiement ne date pas d’hier. Pourtant, la facture moderne a des origines étonnamment anciennes. En Mésopotamie, des transactions étaient déjà consignées en écriture cunéiforme. Dans la Grèce antique, des montants et des accords commerciaux étaient inscrits sur des tablettes d’argile. Les demandes de paiement existent donc presque depuis l’apparition de l’écriture.

Pour trouver un exemple de facture ressemblant davantage à celles envoyées aujourd’hui, il faut se tourner vers le peintre néerlandais Hieronymus Bosch. Au début du XVIe siècle, il a adressé une note de paiement à Philippe le Beau pour son œuvre Le Jugement dernier. Le document n’avait rien d’un fichier PDF soigné : il s’agissait d’une note manuscrite, accompagnée de calculs inscrits dans la marge. L’essentiel était néanmoins respecté : Bosch a perçu 36 livres, laissant ainsi une trace dans l’histoire de la facturation.

Aujourd’hui, la facturation est bien plus structurée et largement numérique. Les clients attendent une facture professionnelle, claire et complète, qui rassemble toutes les informations nécessaires au règlement : coordonnées, numéro SIRET, mentions obligatoires, TVA, conditions et délais de paiement. Qu’il s’agisse d’un freelance facturant une mission ou d’une petite entreprise souhaitant être réglée pour une livraison, maîtriser l’envoi d’une facture est essentiel pour obtenir un paiement rapide et éviter les retards.

Comment envoyer une facture en 7 étapes

1. Définir les conditions et le délai de paiement
2. Choisir les bons outils de facturation
3. Configurer un modèle de facture
4. Configurer les comptes de paiement
5. Envoyer la facture par email ou via une plateforme
6. Envoyer et suivre la réception
7. Relancer en cas de retard de paiement

À première vue, envoyer une facture paraît simple : vous adressez la note à votre client, et il vous règle. En réalité, la facturation comporte plusieurs étapes si vous souhaitez renvoyer une image professionnelle et tenir une comptabilité rigoureuse pour votre petite entreprise. Voici les principales étapes à suivre pour envoyer une facture claire et favoriser des paiements dans les délais.

1. Définir les conditions et le délai de paiement

Avant de commencer une mission ou de vendre un produit, il est indispensable de fixer les modalités de paiement. L’idéal reste de formaliser cet accord dans un contrat signé par les deux parties. Ce document précise le montant à régler, la fréquence de paiement et le mode de règlement (virement bancaire, carte bancaire, chèque, etc.).

Pour les freelances, certains clients acceptent de verser un acompte avant le début de la prestation, puis le solde à la livraison. D’autres préfèrent un paiement échelonné selon des étapes précises du projet. À l’inverse, certains ne règlent qu’une fois la mission entièrement terminée.

Parmi les délais de paiement les plus courants :

• Paiement à 30 jours : règlement 30 jours après l’émission de la facture
• Paiement à 60 jours : règlement 60 jours après l’émission de la facture
• Paiement à réception : règlement immédiat à la date de facturation

En pratique, les freelances disposent rarement d’une grande marge de négociation et doivent souvent accepter les conditions fixées par leurs clients, y compris en ce qui concerne la date d’envoi et de validation des factures.

Les petites entreprises, en revanche, bénéficient généralement de plus de souplesse. Certaines optent pour une facturation mensuelle, bimestrielle ou trimestrielle. D’autres facturent à la livraison ou à la fin d’un projet. Quelle que soit la méthode choisie, le calendrier de paiement doit être clairement établi dans le contrat initial. Il est également important de préciser le mode de règlement privilégié afin d’anticiper les éventuels frais bancaires et d’organiser correctement sa gestion financière.

2. Choisir les bons outils de facturation

Une fois les conditions définies, il convient de sélectionner les outils adaptés. Certains clients imposent leur propre système de facturation. À défaut, de nombreux logiciels de gestion et de comptabilité destinés aux petites entreprises permettent de créer et d’envoyer des factures simplement.

Par exemple, le générateur de factures en ligne de Shopify proposé par Shopify permet de créer une facture professionnelle en quelques étapes : il suffit de renseigner les informations de l’entreprise, celles du client et les produits ou services facturés. Le document peut ensuite être envoyé facilement.

Pour des besoins ponctuels, ce type d’outil est suffisant. En revanche, en cas de collaboration régulière avec plusieurs clients, un logiciel de facturation plus complet peut s’avérer pertinent. Les meilleures solutions permettent notamment de :

• Programmer des factures récurrentes
• Envoyer des relances automatiques en cas de retard
• Synchroniser les données avec un logiciel comptable afin de garder une vision à jour de la trésorerie

3. Configurer un modèle de facture

Lors de la création d’une facture, certaines mentions sont indispensables. Si un logiciel est utilisé, il suffit de choisir un modèle professionnel comportant tous les champs nécessaires. En cas de création d’un modèle personnalisé, les éléments suivants doivent impérativement apparaître :

• Les informations de l’entreprise : nom, adresse, téléphone, email, numéro SIRET, mentions légales et TVA le cas échéant

• Les informations du client : nom ou raison sociale, adresse, téléphone, email

• La date d’émission de la facture
• Un numéro de facture unique

• Le détail des produits ou prestations, avec le prix unitaire et le montant total à payer
• Les éventuelles remises ou taxes applicables
• Un rappel des conditions de paiement
• La date d’échéance
• Toute mention complémentaire utile

En utilisant un modèle de facture, vous suivez une structure claire, cohérente, adaptée aux normes, et vous n'avez pas à repartir de zéro à chaque fois.

4. Configurer les comptes de paiement

Le choix des moyens de paiement dépend de l’organisation de chaque entreprise. Aujourd’hui, de nombreuses petites structures acceptent les paiements électroniques : carte bancaire (crédit ou débit), Apple Pay ou virement bancaire. Les règlements en ligne sont devenus la norme, car ils sont rapides et sécurisés. Une étude d'Ardent Partners montre que 68 % des services de comptabilité fournisseurs (source en anglais) utilisent actuellement les paiements électroniques pour l'encaissement.

Pour accepter des paiements en ligne, plusieurs éléments sont nécessaires : une passerelle de paiement pour recueillir les informations du client, un prestataire de paiement chargé de traiter la transaction et un compte marchand permettant de recevoir les fonds. En pratique, de nombreuses entreprises proposent des solutions tout-en-un qui regroupent ces services afin de simplifier la mise en place.

Certains logiciels de facturation et de comptabilité intègrent également des options de paiement direct. Par exemple, des outils comme QuickBooks ou FreshBooks permettent d’ajouter un bouton de règlement directement sur la facture. Il est aussi possible d’utiliser un service de paiement en ligne comme PayPal. L’essentiel est de choisir une solution simple pour le client et adaptée à la gestion de votre trésorerie.

5. Envoyer la facture par email ou via une plateforme

Une fois la facture prête et les solutions de paiement configurées, il faut choisir le mode d’envoi. Deux options principales existent : l’envoi par e-mail ou l’utilisation d’une plateforme de facturation.

De nombreuses entreprises privilégient les plateformes dédiées, car elles automatisent une grande partie du processus : il suffit de renseigner les informations, de sélectionner le client et le système se charge de l’envoi. Selon une enquête menée par Shopify auprès de ses marchands en 2025, une majorité d’entreprises utilisent un logiciel comptable comme QuickBooks pour gérer leurs finances, ce qui montre l’intérêt de ces outils.

En cas d’envoi par e-mail, il suffit de joindre la facture au format PDF et d’ajouter un court message expliquant l’objet de la demande de paiement. Le ton doit rester professionnel, clair et concis, puisque toutes les informations détaillées figurent déjà sur la facture.

6. Envoyer et suivre la réception

L’envoi de la facture constitue l’étape la plus simple : il suffit de valider l’envoi.

Les logiciels de facturation permettent souvent de suivre l’ouverture du message par le client. Cette fonctionnalité confirme que la facture a bien été reçue et qu’elle ne s’est pas perdue dans les courriers indésirables. Certains outils indiquent également le statut du paiement, ce qui permet de savoir immédiatement lorsqu’un règlement a été effectué.

En cas d’envoi par courrier, une option de suivi ou une confirmation de distribution peut être utile pour éviter toute contestation liée à une perte postale.

7. Relancer en cas de retard de paiement

L’envoi de la facture ne marque pas toujours la fin du processus. Sauf règlement immédiat, un suivi peut s’avérer nécessaire. Les relances permettent de rappeler l’échéance et d’éviter que la facture ne soit oubliée.

La fréquence des relances dépend de la date d’échéance et de la relation avec le client. Une relance trop insistante peut nuire à une collaboration de confiance, surtout si les paiements sont habituellement ponctuels. De nombreux indépendants et petites entreprises attendent d’ailleurs le dépassement de l’échéance avant d’envoyer un rappel.

Avec un nouveau client, il peut être judicieux d’adresser un message quelques jours avant la date limite, notamment en l’absence d’accusé de réception. Si le paiement n’est toujours pas parvenu après l’échéance, une relance une semaine plus tard est envisageable. Selon les conditions prévues au contrat et conformément au droit français, des pénalités de retard ou une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement peuvent également être appliquées. Défendre ses conditions de paiement reste légitime lorsque les délais ne sont pas respectés.