Come ottenere un numero di telefono aziendale: guida rapida

Messaggi di testo, email, chat. Oggi le comunicazioni scritte sono così onnipresenti da far sentire la mancanza di un metodo più tradizionale: le telefonate. Usare un numero di telefono aziendale significa non solo avere una linea diretta con i clienti, ma anche assicurarti che il tuo numero personale rimanga, di fatto, personale.

Attivare una linea telefonica aziendale di per sé è abbastanza semplice, ma ci sono alcuni aspetti da valutare a seconda delle dimensioni della tua azienda e dei motivi per cui vuoi utilizzarla. Scopri tutti i passaggi da seguire.

Motivi per cui avere un numero di telefono aziendale

Un numero di telefono aziendale può rivelarsi molto utile soprattutto se gestisci una piccola attività o un negozio ecommerce. Ecco alcune delle ragioni principali per attivare un numero di telefono aziendale:

• Mantieni le tue comunicazioni aziendali in un unico posto. Con un numero aziendale ti assicuri di tenere separati i contatti personali da quelli lavorativi, così non devi scavare tra la posta in arrivo per trovare per le email di lavoro.
• Non hai bisogno di condividere il tuo numero personale. Usare lo stesso numero è sicuramente la scelta più semplice, ma scegliere di attivare un numero aziendale è la scelta migliore per preservare la tua privacy e la tua sicurezza.
• Trasmetti professionalità nelle comunicazioni con i clienti. Un numero aziendale dedicato ti rende più professionale e ti consente di impostare le risposte automatiche e un messaggio di segreteria personalizzato.
• Offri l’accesso ai dipendenti. Se hai una piccola attività ma diversi dipendenti, non è saggio (e forse nemmeno possibile) gestire le comunicazioni dal tuo numero personale. Con un numero aziendale, tutto il personale può interagire e seguire i rapporti con i clienti da un unico punto di contatto.
• Scegli una soluzione che sta al passo con la tua attività. Usare un numero dedicato fin dall’inizio significa potere continuare ad usarlo anche quando la tua attività si sarà estesa, senza l’obbligo di cambiare linea in seguito.

Tipologie di numero aziendale

• Numero di rete fissa
• Numero di telefono virtuale (VoIP)
• Numero verde
• Sistema di risponditore automatico
• Numero DID
• Numero mnemonico

Se è vero che esistono numerosi tipi di telefono, è altrettanto vero che esistono tanti tipi di numeri di telefono aziendale. Scegli quello più adatto a seconda del tuo budget e dell’uso che intendi farne.

Numero di rete fissa

Come suggerisce il nome, un numero aziendale di rete fissa è legato a un posto specifico. Questo tipo di numero, che include un prefisso geografico, è la soluzione ideale per negozi fisici, ristoranti e molti altri servizi, tra cui imprese di pulizie, imprese edili, servizi di catering, servizi per matrimoni e, in sostanza, qualsiasi attività che operi soprattutto a livello locale. Anche se un numero di rete fissa è un’ottima soluzione per le aziende locali, potrebbe non essere una scelta altrettanto ideale se vendi online perché potresti ricevere chiamate da nord a sud, se non addirittura dall’estero.

Numero di telefono virtuale (VoIP)

I numeri di telefono virtuali, noti anche come VoIP (Voice over Internet Protocol, voce tramite protocollo internet), sono numeri di telefono non vincolati a un luogo o a un dispositivo specifico. Per le persone che chiamano sono esattamente come i numeri tradizionali, ma per i titolari di attività sono utilizzabili solo tramite un provider di servizi. Un esempio noto è Google Voice, che ti dà la possibilità di impostare personalmente un numero di telefono. Il suo funzionamento è simile a quello di un indirizzo email, con la differenza che i clienti possono telefonare, inviare messaggi di testo e lasciare messaggi in segreteria.

Numero verde

Un numero verde in genere inizia con il prefisso 800, anche se esistono numeri con prefisso 803 o 840 (numeri ripartiti il cui pagamento della chiamata è diviso tra chiamante e ricevente). In passato, quando telefonare a un numero in un’area geografica distante poteva risultare costoso, questi numeri favorivano la comunicazione in quanto gratuiti. Anche se oggi le cose sono cambiate, i numeri verdi sono la soluzione ideale per le aziende che puntano a diventare brand nazionali.

Sistema di risponditore automatico

Se cerchi un sistema più avanzato, servizi come NFON offrono la possibilità di impostare un risponditore IVR (Interactive Voice Response, risposta vocale interattiva), chiamato anche albero telefonico, che il chiamante può navigare attraverso comandi vocali o premendo pulsanti (es. “Per parlare con l’assistenza, premi 1”; “Per conoscere i nostri orari di apertura, premi 2”). La configurazione di questo sistema telefonico virtuale può risultare complicata, ma è utile a filtrare le chiamate, a dare risposte alle domande frequenti o a inoltrare le chiamate agli uffici di competenza.

Numero DID

Se hai un’azienda con più reparti e diversi dipendenti, con un numero DID (Directed Inward Dialing, selezione diretta in entrata) possono chiamarsi tra di loro senza passare da un centralino. Con questo sistema ogni dipendente e reparto può impostare un numero o un interno specifico per ricevere chiamate dirette.

Numero mnemonico

Un numero mnemonico è un numero aziendale semplice da ricordare, spesso composto da numeri speciali (es. 800) o sequenze ripetitive. La scelta di utilizzare un numero mnemonico come numero aziendale è una vera e propria strategia di marketing: se i clienti ricordano il tuo numero significa che non devono cercarlo; se non devono cercarlo, possono mettersi in contatto con te più facilmente (e rapidamente).

Come ottenere un numero di telefono aziendale

1. Stabilisci le tue necessità e il tuo budget
2. Scegli un provider o un servizio
3. Attiva il tuo numero di telefono e account
4. Promuovi il tuo numero

Ecco come attivare un numero di telefono aziendale.

1. Stabilisci le tue necessità e il tuo budget

Prima di scegliere quale tipologia di numero aziendale usare, chiarisci a che cosa ti serve e quanto puoi spendere. Hai decine di dipendenti che devono gestire parecchie chiamate in entrata? Ricevi chiamate per richiedere assistenza solo di tanto in tanto? Quanto denaro intendi destinare a questo tipo di servizio? Queste sono tutte domande che devi farti prima di prendere una decisione.

2. Scegli un provider o un servizio

Se hai in programma di estendere le tue operazioni aggiungendo reparti, dipendenti o sedi, potresti valutare di attivare una linea aziendale con un provider conosciuto. Ecco alcuni esempi:

• Twilio. Twilio offre numeri a 10 cifre, numeri verdi, codici brevi, numeri mnemonici e numeri nazionali. Sono disponibili piani a consumo. Verifica i prezzi per gli SMS e per le chiamate.
• Olimontel Italia. Olimontel Italia offre numeri verdi, numeri nazionali e numeri IVR. Il costo per il centralino cloud (con IVR incluso) parte da 25 €/mese e include risponditore automatico, gestione delle chiamate in entrata e in uscita, segreteria telefonica, numeri interni. 
• Operatori tradizionali. A seconda delle tue esigenze, puoi scegliere un operatore tradizionale per la tua linea aziendale, come Wind (rete mobile + internet da 10,99 €/mese), Vodafone (rete fissa + internet da 25 €/mese) e Tim (rete mobile + internet da 13,99 €/mese). Spesso gli abbonamenti includono messaggi illimitati e minuti per telefonare all’estero ed è possibile aggiungere i servizi VoIP e di centralino virtuale al piano scelto.
  

Una valida alternativa gratuita per piccole attività e imprenditori è Google Voice, collegabile a un account Google e utilizzabile online. Una funzione importante di Google Voice è il trasferimento di chiamata: anche se non ti aiuterà a tenere separata la vita lavorativa da quella privata, ti eviterà di condividere il tuo numero personale con i clienti. 

3. Attiva il tuo numero di telefono e account

Una volta scelto il provider, il passaggio successivo sarà scegliere un numero di telefono e configurare il tuo account. Per i servizi più semplici come Google Voice è necessario soprattutto configurare il messaggio della segreteria telefonica e decidere se inoltrare chiamate e messaggi al tuo numero personale oppure inoltrare i messaggi in segreteria via email. Se invece devi configurare il servizio di risponditore automatico, avrai bisogno di più tempo per capire come fare.

4. Promuovi il tuo numero

Ora che la tua linea aziendale è attiva dovrai assicurarti che le chiamate arrivino. Rendi pubblico il tuo numero, inserendolo nel tuo sito web aziendale, nei dati di contatto del tuo negozio ecommerce, sui tuoi profili social, nelle campagne di email marketing e nelle directory delle aziende locali: fai in modo che le persone sappiano come contattarti. Puoi inserire il numero anche sui tuoi biglietti da visita e, se hai un negozio ecommerce, includerli negli ordini spediti ai clienti.