Risparmiare tempo e aumentare la produttività: 7 consigli per imprenditori

Per gli imprenditori, trovare modi innovativi ed efficaci per essere più produttivi e migliorare il proprio rendimento è fondamentale.

Essere produttivi vuol dire eliminare le cattive abitudini che fanno sprecare tempo, migliorare il proprio time management e avere la soddisfazione di arrivare a fine giornata con la consapevolezza di aver svolto tutti i compiti prefissati e, chissà, anche qualcosa in più.

In questo articolo troverai strategie essenziali per risparmiare tempo, utilizzare le ore della giornata in modo più efficiente e, magari, realizzare maggiori profitti.

Cosa significa essere produttivi?

La produttività è una misura dell'efficienza di un processo. Matematicamente, è un rapporto tra input e output, dove l'input rappresenta le risorse che entrano in un processo e l'output rappresenta il prodotto finale. 

La formula è: produttività = output / input.

Per migliorare la produttività, devi aumentare l'efficienza di un processo (riducendo il tuo input) o aumentare il valore del prodotto (aumentando il tuo output).

Nella pratica, essere produttivi vuol dire essere in grado di portare a termine tutti i compiti prefissati, ritagliandosi al tempo stesso dei momenti di svago e di relax per evitare di andare in burnout.

Freelance, liberi professionisti, dipendenti e manager, chiunque ha bisogno di trovare il giusto equilibrio tra vita personale e lavorativa con la tranquillità di rendere al 100% in entrambe le aree.

Come misurare la produttività nella tua azienda

Per misurare la produttività, devi definire input e output con la stessa unità. Non puoi dividere euro per ore, ad esempio. Solitamente, i dirigenti aziendali assegnano un valore in euro al tempo speso per le attività aziendali.

Ad esempio, diciamo che stai valutando la produttività per il processo di creazione e distribuzione di un prodotto il cui prezzo è di 1.000 €. Valuti il tempo del tuo team 200 € l'ora, e ci vogliono tre ore per creare e consegnare il prodotto. Spendi anche 50 € aggiuntivi per spedizione e materiali.

Usando la formula produttività = output / input, il tuo calcolo di produttività appare così:

Produttività = 1.000 / (200 x 3) + 50 = 1,54

Un punteggio di produttività maggiore di 1 significa che stai guadagnando denaro, mentre un numero minore di 1 significa che stai perdendo denaro.

Puoi usare questo metodo per misurare la produttività di un processo particolare, la produttività complessiva della tua azienda, o i livelli di produttività dei singoli dipendenti.

7 consigli per risparmiare tempo e aumentare la produttività

1. Crea una lista delle cose da fare in ordine di priorità
2. Documenta i processi
3. Prenditi delle pause
4. Ascolta il tuo team
5. Prendi esempio da Ulisse per sconfiggere la procrastinazione
6. Ritagliati del tempo
7. Usa strumenti di produttività

Nel periodo fondamentale di avvio di un'azienda, ogni minuto (e ogni centesimo) conta. Questi sette consigli di produttività possono aiutare il tuo team ad aumentare l'efficienza, massimizzando gli investimenti di entrambi.

1. Crea una lista delle cose da fare in ordine di priorità

Gestire un'azienda richiede molto impegno: in una giornata tipo, potresti dover svolgere 60 attività distribuite su 12 aree operative. Non affidarti alla memoria per tenere traccia delle tue responsabilità. Prepara invece una lista delle cose da fare e assegna una priorità alle attività, mettendo quelle più urgenti in cima all'elenco.

I dirigenti aziendali a volte utilizzano la matrice di Eisenhower per stabilire le priorità delle attività. Questo sistema classifica le attività in base sia all'importanza che all'urgenza:

• Attività urgenti e importanti: vanno in cima alla lista. Svolgile per prime.
• Attività urgenti ma non importanti: devono essere completate al più presto, ma non necessariamente da te. Delega queste attività quando possibile.
• Attività non urgenti ma importanti: vanno più in basso nella lista. Prepara un piano per portarle a termine, ma non lasciare che ti distraggano da questioni più urgenti.
• Attività non urgenti e non importanti: possono essere rimandate, delegate o eliminate del tutto dalla lista.

2. Documenta i processi

Molte attività aziendali possono essere standardizzate. Ad esempio, ogni volta che si acquisisce un nuovo cliente, è necessario ripetere attività simili seguendo un ordine simile. Dedica del tempo a identificare e documentare questo processo, prendendo nota sia di ciò che devi fare sia dell’ordine in cui devi farlo. 

Una volta standardizzato il processo, potrai delegare singole attività (o anche l'intero processo) a un membro del team. Mettere per iscritto un processo può anche aiutarti ad analizzarlo ed eliminare inefficienze o ridondanze.

3. Prenditi delle pause

Tu sei una risorsa limitata, e lo stesso vale per i membri del tuo team. Anche se potresti riuscire a lavorare 14 ore al giorno per qualche giorno di fila, gli orari prolungati riducono la produttività nel lungo periodo. Stabilisci dei limiti per tutelare la tua salute mentale e fisica e incoraggia i tuoi dipendenti a fare lo stesso. 

Anche fare delle pause può essere d'aiuto. Le ricerche dimostrano che anche brevi pause possono aumentare la produttività, quindi intervalla il tempo dedicato al lavoro con altre attività. Prova a fare una passeggiata intorno all'isolato: l'esercizio fisico e l'esposizione alla luce naturale possono aumentare le capacità cognitive e migliorare l'umore.

4. Ascolta il tuo team

Fornisci al tuo team consigli e suggerimenti sulla produttività, ma non dimenticare di chiedere anche un feedback. Chiedi ai dipendenti quali cambiamenti nell'ambiente di lavoro o nei processi aziendali potrebbero migliorare i loro livelli di produttività.

5. Prendi esempio da Ulisse per sconfiggere la procrastinazione

L'eroe dell'Odissea chiese, come è noto, al suo equipaggio di legarlo all'albero della nave, in modo da poter ascoltare il canto delle sirene senza impazzire e senza far schiantare la nave contro gli scogli. In sostanza, Ulisse ha sconfitto il suo peggior impulso. Non ha superato la tentazione; ha semplicemente reso impossibile agire in base ad essa. Puoi usare una strategia simile per sconfiggere la procrastinazione. Se stai pensando di rimandare un compito importante, impegnati pubblicamente a rispettare una scadenza. Se il tuo o la tua product manager conta su un brief fondamentale entro mercoledì, dovrai per forza metterti al lavoro.

6. Ritagliati del tempo

Utilizza la tecnica del “time-blocking” per concentrarti su un unico compito. Rifiuta le riunioni, chiudi la posta elettronica e avvisa i membri del tuo team che non sarai disponibile. Questo può essere particolarmente utile per aumentare la produttività nei progetti creativi e in altre attività che richiedono un'elevata concentrazione. Puoi anche utilizzare questi blocchi di tempo per sfruttare al meglio le tue ore più produttive: se la tua produttività raggiunge il picco prima di mezzogiorno, dedica la mattinata ai compiti più impegnativi.

7. Usa strumenti di produttività

Gli strumenti di produttività possono aiutarti a risparmiare tempo e misurare la produttività del lavoro. Considera i seguenti tipi di supporti:

• App per la gestione delle attività. App come Todoist possono aiutarti a tenere traccia e visualizzare un elenco delle cose da fare ben organizzato, sincronizzandolo su tutti i tuoi dispositivi. Le funzioni per le attività ricorrenti consentono inoltre di pianificare automaticamente attività trimestrali, mensili o settimanali.
• Strumenti di gestione dei progetti. Strumenti di project management come Asana e Trello possono aiutare gli imprenditori e i responsabili di team a portare i progetti dall'ideazione alla consegna, a semplificare le comunicazioni ed evitare di perdere di vista elementi o passaggi chiave.
• Strumenti di comunicazione. Strumenti di comunicazione sul posto di lavoro come Slack ti permettono di inviare risposte rapide alle domande del tuo team. Alcuni permettono anche di creare canali di conversazione permanenti per progetti o argomenti specifici.
• Strumenti di monitoraggio del tempo. Strumenti come RescueTime e Harvest possono aiutarti a misurare la produttività e a migliorare la gestione del tempo, identificando se (e dove) stai perdendo tempo.
• App di calendario. Un'app di calendario come Google Calendar può aiutarti a visualizzare il programma del tuo team. Puoi fissare riunioni, creare blocchi di tempo e risparmiare tempo durante il processo di pianificazione visualizzando quando i membri del tuo team sono disponibili.
• Strumenti di automazione del marketing. Molte attività di marketing possono essere automatizzate. Valuta l'utilizzo di uno strumento di pianificazione dei social media, come Sprout Social, o di uno strumento di automazione delle email, come Hubspot. La tua piattaforma di ecommerce potrebbe anche offrire funzionalità di marketing automation integrate. Ad esempio, Shopify offre automazioni di email marketing, automazioni di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), e automazioni di annunci Facebook.
• Strumenti di correzione bozze. App come Grammarly e LanguageTool sono in grado di analizzare rapidamente un documento, individuare gli errori e suggerire modifiche. Anche se sarà comunque necessario ricorrere ai copywriter esperti del proprio team per valutare i suggerimenti e garantire la coerenza con la guida di stile interna, queste app consentono di risparmiare tempo durante il processo di correzione bozze.
• Strumenti per l'ottimizzazione della concentrazione. Strumenti come Kanban Flow e Focus To-Do possono migliorare la produttività utilizzando la tecnica del Pomodoro, un sistema che suddivide la giornata lavorativa in periodi di intensa concentrazione, intervallati da brevi pause. Se ti distrai con le notifiche email o hai la tentazione di perdere tempo scorrendo i social media, puoi anche utilizzare un blocco per siti web come Freedom o Cold Turkey per bloccare siti specifici o addirittura l'intero Internet.
• Strumenti di archiviazione e organizzazione. Gli strumenti di archiviazione e organizzazione dei file basati sul cloud come Dropbox e Google Drive possono aiutare il tuo team a collaborare sui progetti ed eliminare la necessità di scambiarsi documenti via email. Alcuni consentono anche la modifica collaborativa su un documento in tempo reale e permettono di visualizzare la cronologia delle versioni: puoi facilmente visualizzare la versione più aggiornata di un file e tornare alle versioni precedenti, se necessario.