Als je naar de financiën van je kleine bedrijf kijkt, zijn inkomsten slechts de helft van het verhaal. Uitgaven vormen de andere helft, en die kunnen je bedrijf snel in de rode cijfers brengen als je niet duidelijk in beeld hebt waar het geld naartoe gaat. Dit is waarom tools voor uitgaven bijhouden zo belangrijk zijn.
In plaats van verdrinken in een eindeloze stapel bonnetjes, kun je met een goede tool makkelijk georganiseerde en actuele gegevens over je uitgaven bijhouden. Bovendien kun je die gegevens gebruiken voor financiële analyses en om te zien voor welke aftrekposten je in aanmerking komt. Lees verder om alles te leren over uitgaven bijhouden en de populairste tools voor het beheren van dit proces.
Wat is uitgaven bijhouden?
Uitgaven bijhouden is het proces waarbij je zorgvuldig elke uitgave van je bedrijf registreert. Dit betekent dat je noteert waarvoor de uitgave was (bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden of marketing), de datum van aankoop, wie het geld heeft ontvangen en het exacte bedrag dat je hebt uitgegeven. Door dit consequent te doen, krijg je een helder overzicht van waar je geld naartoe gaat.
Voorbeelden van bedrijfsuitgaven zijn materialen en arbeid, die vallen onder kosten van verkochte goederen, en operationele kosten zoals huur, nutsvoorzieningen en kantoorbenodigdheden. Andere veelvoorkomende uitgaven zijn vergunningen, software-abonnementen, bijscholing, zakelijke maaltijden en kosten voor betalingsverwerking.
Uitgaven bijhouden voor je kleine bedrijf
- Open een zakelijke bankrekening en creditcard
- Kies een registratiemethode
- Registreer uitgaven regelmatig
- Stel uitgavenlimieten in
- Raadpleeg een boekhoudkundige professional
Uitgaven bijhouden voor je kleine bedrijf betekent dat je je financiën scheidt en de juiste tool kiest voor het bijhouden van je uitgaven, waarna je consequent uitgaven blijft registreren. Dit doe je zo:
Open een zakelijke bankrekening en creditcard
Het scheiden van je zakelijke en persoonlijke financiën is de eerste stap bij het bijhouden van je zakelijke uitgaven. Door speciale zakelijke bankrekeningen en creditcards te gebruiken, zorg je dat alle inkomsten en uitgaven van je bedrijf duidelijk gedefinieerd zijn. Dit maakt het veel makkelijker om je cashflow te monitoren, transacties af te stemmen en aftrekbare zakelijke uitgaven te identificeren wanneer het tijd is voor de belastingaangifte. Persoonlijke en zakelijke transacties die door elkaar heen lopen, zijn erg verwarrend, maken het bijhouden van je uitgaven lastiger en verhogen het risico dat je belangrijke zakelijke uitgaven over het hoofd ziet. Het kan ook de bescherming tegen aansprakelijkheid in gevaar brengen, waarvan je profiteert door de oprichting van een besloten vennootschap (BV).
Kies een registratiemethode
Dit kan variëren van handmatig uitgaven bijhouden via een spreadsheet voor een heel klein bedrijf tot speciale boekhoudsoftware naarmate je bedrijf groeit. Met de methode die je kiest, moet je belangrijke gegevens kunnen registreren, zoals de datum, leverancier, omschrijving, categorie en bedrag van elke uitgave. Je uitgavengegevens zitten vol waardevolle inzichten, dus zorg dat je een registratietool kiest waarmee je er het maximale uit kunt halen. Je moet je uitgavenpatronen makkelijk kunnen analyseren en rapporten kunnen genereren zodat je inzicht krijgt in de financiële gezondheid van je bedrijf.
Registreer uitgaven regelmatig
Door transacties te registreren wanneer ze plaatsvinden in plaats van te wachten tot het einde van de week of maand, vergeet je bij het bijhouden van uitgaven minder snel details van facturen en raak je geen belangrijke papieren bonnetjes kwijt. Regelmatig registreren betekent dat je financiële administratie altijd actueel is, en het vereenvoudigt de bankafstemming.
Stel uitgavenlimieten in
Door uitgavenlimieten in te stellen, of dat nu voor specifieke categorieën is (zoals marketing of reizen) of voor algemene discretionaire uitgaven, krijg je meer controle over het geld dat je bedrijf uitgaat en kun je onnodige of buitensporige uitgaven beperken. Houd je uitgaven bij ten opzichte van deze vooraf bepaalde limieten. Zo kun je gebieden identificeren waar je mogelijk boven je budget zit en vervolgens corrigerende maatregelen nemen.
Raadpleeg een boekhoudkundige professional
Een accountant of boekhouder kan een uitstekende bron zijn voor het opzetten en in stand houden van een effectief systeem voor het bijhouden van uitgaven, dat is afgestemd op de specifieke behoeften van je bedrijf. Je kunt met diegene een rekeningschema opstellen om je transacties te categoriseren, advies krijgen over best practices voor administratie en zorgen dat je alle relevante aftrekposten benut. Een accountant of boekhouder kan je ook inzichten bieden in je financiële gegevens, je helpen rapporten te interpreteren en begeleiding bieden bij het optimaliseren van je strategieën voor uitgavenbeheer.
Beste tools voor uitgaven bijhouden voor kleine bedrijven
Met de beste software voor uitgaven bijhouden voor kleine bedrijven kun je uitgaven categoriseren, items ordenen op status, uitgavenrapporten genereren, zakelijke creditcards beheren en uitgaven vergoeden. Sommige producten zijn standalone tools voor het bijhouden van uitgaven, andere zijn ingebouwd in populaire boekhoudplatforms. Als je een standalone programma gebruikt, zorg dan dat je dit integreert met je boekhouding; gebruik je een tool die is ingebouwd in je boekhoudsoftware, zorg dan dat deze alle functionaliteit heeft die je nodig hebt.
Tools voor uitgaven bijhouden moeten je helpen bij het opstellen, indienen en goedkeuren van uitgavenrapporten van werknemers, en veel tools hebben een eigen mobiele app waarmee je bonnetjes kunt scannen. Sommige apps voor het bijhouden van uitgaven bieden ook geavanceerde functies zoals zakelijke creditcards, wat met name handig is als je meerdere werknemers hebt die geautoriseerde aankopen moeten doen en je een makkelijke manier wilt om ze te beheren.
Expensify
Eigenaren van kleine bedrijven waarderen Expensify vanwege zijn automatiseringsmogelijkheden, vooral de SmartScan-functie voor bonnetjesregistratie, die Optical Character Recognition (OCR) gebruikt om automatisch belangrijke informatie te lezen en te extraheren. Je kunt goedkeuringsworkflows instellen om automatisch uitgavenrapporten voor werknemers te maken en in te dienen, en de kosten snel vergoeden zodra de rapporten zijn goedgekeurd.
Expensify kun je naadloos integreren met boekhoudsoftwareprogramma's, waaronder QuickBooks, Xero, Sage Intacct en NetSuite. Het biedt ook functies als kilometerregistratie en onbeperkte prepaid virtuele of fysieke creditcards met een ‘Smart Limit’-systeem. Dit betekent dat de limieten gekoppeld zijn aan goedkeuringsworkflows en beheerders de limieten controleren. Je kunt gemakkelijk op kleur de uitgavenstatus bekijken (openstaand, in behandeling, goedgekeurd enz.) en uitgaven filteren op basis van de status die je wilt bekijken.
Prijzen: Expensify is gratis met maximaal 25 SmartScans. De betaalde abonnementen beginnen bij € 4,21 per gebruiker per maand, met onbeperkte SmartScans en Expensify-creditcards die 1% cashback bieden op alle uitgaven en realtime synchronisatie van transacties.
Zoho Expense
Zoho Expense is ontworpen om te worden gekoppeld aan de Zoho Books-boekhoudsoftware, maar je kunt de tool ook integreren met QuickBooks, Xero en Sage of de tool los gebruiken voor het bijhouden van uitgaven. Het uitgebreide pakket functies omvat het scannen van bonnetjes, geautomatiseerde uitgavenrapportage en goedkeuringsworkflows. Dit omvat aanpasbare goedkeuringsregels, waarbij je specifieke regels kunt definiëren die uitgavenrapporten op basis van verschillende criteria automatisch doorsturen naar de juiste goedkeurders. Je kunt ook regels instellen die automatisch uitgavenrapporten markeren die het bedrijfsbeleid schenden, en in verschillende fasen van het proces geautomatiseerde meldingen en herinneringen sturen naar werknemers en goedkeurders.
Prijzen: Zoho Expense biedt een gratis abonnement voor maximaal drie gebruikers. Betaalde abonnementen beginnen bij € 4,21 per gebruiker per maand.
BILL Spend & Expense
BILL is een cloudgebaseerd platform dat de crediteuren- en debiteurenadministratie voor bedrijven automatiseert. BILL-gebruikers hebben gratis toegang tot de bijbehorende alles-in-één software voor uitgavenbeheer genaamd Spend & Expense, voorheen Divvy. Je kunt de tool ook integreren met QuickBooks, Sage Intacct en NetSuite. Kilometerregistratie is met deze tool niet mogelijk, maar je kunt wel uitgavenbeleid opstellen, meerlagige of eenvoudige goedkeuringsworkflows instellen en uitgavenbudgetten opstellen voor werknemers. Je kunt ook een onbeperkt aantal prepaid of virtuele creditcards uitgeven, met de mogelijkheid om individuele creditcards te bevriezen, aangepaste regels te maken, uitgavenlimieten aan te passen en terugkerende betalingen via creditcards te beheren.
Prijzen: BILL Spend & Expense is gratis voor alle gebruikers die zich abonneren op BILL en kun je ook gratis integreren met andere boekhoudsoftware. De prijzen van BILL variëren van € 38 tot € 66 per maand, en er zijn ook prijzen op maat beschikbaar.
Ramp
Ramp is een tool voor uitgavenbeheer voor gevestigde bedrijven, waarmee Ramp BV's of NV's bedoelt met ten minste € 21.037 op een Nederlandse bankrekening. Het accepteert geen eenmanszaken of zzp’ers. De functies van de software voor uitgaven bijhouden zijn ontworpen om mee te groeien met snelgroeiende bedrijven, met aanpasbare weergaven en rapporten, en analyses van de uitgavenpatronen van je bedrijf. Het biedt realtime inzicht in uitgaven, geautomatiseerde koppeling van bonnetjes en meer dan duizend externe apps voor boekhouden, automatisering van uitgaven en productiviteit. De tool is compatibel met Oracle, NetSuite, QuickBooks, Xero en Sage.
Prijzen: Het uitgavenbeheer en de uitgifte van zakelijke creditcards van Ramp zijn gratis voor alle in aanmerking komende gebruikers. De abonnementen variëren in prijs van € 0 tot € 13 per gebruiker per maand (plus een platformvergoeding gebaseerd op de omvang van je team). Er is ook een abonnement op maat beschikbaar.
QuickBooks Online
QuickBooks Online is de enige tool voor het bijhouden van uitgaven in deze lijst die ook een volledig boekhoudsysteem biedt. De functies voor uitgaven bijhouden zijn degelijk en naadloos geïntegreerd in de software. Wanneer je je financiële rekeningen koppelt en uitgaven begint te registreren (handmatig of automatisch via overzichten), worden de gegevens doorgestuurd naar QuickBooks, wat je een real-time beeld geeft van je uitgaven. Met deze tool kun je via de mobiele app of e-mail eenvoudig bonnetjes registreren. De mobiele app houdt ook kilometers bij. QuickBooks Online categoriseert automatisch uitgaven van creditcardoverzichten en je kunt uitgaven toewijzen aan specifieke klassen en locaties. Je kunt er geen prepaid of zakelijke creditcards mee uitgeven, maar de uitgebreide boekhoudfuncties maken dit wel een interessante tool als je op zoek bent naar een alles-in-één oplossing.
Prijzen: QuickBooks Online biedt vier gelaagde abonnementen die variëren van € 30 tot € 198 per maand, afhankelijk van het aantal gebruikers en de gewenste functies.
Veelgestelde vragen over uitgaven bijhouden voor kleine bedrijven
Wat is de beste manier om uitgaven bij te houden voor een klein bedrijf?
Als je zakelijke uitgaven effectief wilt bijhouden, is het belangrijk dat je zakelijke en persoonlijke financiën gescheiden houdt. Registreer en categoriseer regelmatig uitgaven door boekhoudsoftware of een speciale app te gebruiken en controleer periodiek of je financiële rapporten kloppen.
Vereist de Belastingdienst bonnetjes voor zakelijke uitgaven?
Ja, de Belastingdienst vereist over het algemeen dat je een administratie bijhoudt, inclusief bonnetjes, om alle zakelijke uitgaven die je hebt afgetrokken te onderbouwen. Dit omvat facturen, geannuleerde cheques, creditcardafschriften of enig ander bewijs van betaling.
Bestaat er een gratis tool voor het bijhouden van uitgaven?
Ja, er zijn verschillende gratis tools voor het bijhouden van uitgaven op de markt, waaronder Zoho Expense, die gratis is voor maximaal drie gebruikers.
