Xero vs. QuickBooks: een vergelijking

De juiste boekhoudsoftware voor je kleine onderneming kiezen kan het verschil maken. Het heeft invloed op alles: van het dagelijks bijhouden van uitgaven tot strategische rapportages en financiële planning op de lange termijn. De boekhoudtools van vandaag bieden standaard toegang via de cloud, AI-gestuurde automatisering en krachtige integratiemogelijkheden.

Van de beschikbare opties worden Xero en QuickBooks steevast genoemd als twee van de populairste boekhoudpakketten. Dit is wat je moet weten over deze tools en hoe ze zich tot elkaar verhouden.

Wat is Xero?

Xero is boekhoudsoftware in de cloud die is ontworpen om het financieel beheer voor kleine tot middelgrote bedrijven eenvoudiger te maken. Het werd in 2006 gelanceerd als alternatief voor QuickBooks en wordt door experts in de sector geprezen om de gebruiksvriendelijke interface en krachtige boekhoudfuncties.

Xero blijft voldoen aan de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (general accepted accounting principles, GAAP) en vereenvoudigt de basisboekhouding door veelvoorkomende taken als bankafstemmingen en facturatie te automatiseren. Zo wordt boekhouden toegankelijk, ook als je er weinig ervaring mee hebt.

De functies van Xero zijn onder meer:

• Online facturatie. Maak facturen aan, stel terugkerende facturen in en volg eenvoudig de betaalstatus. Deze functie helpt bij het beheer van je debiteuren en maakt het je klanten makkelijk om te betalen, wat bijdraagt aan een gezonde cashflow.

• Bankafstemming. Importeer automatisch banktransacties via je bankkoppelingen, zodat je transacties eenvoudig kunt afstemmen met je boekhouding. Na verloop van tijd leert de software hoe je transacties categoriseert, wat de nauwkeurigheid verbetert.

• Uitgavenbeheer. Houd je uitgaven efficiënt bij met Xero Expenses. Medewerkers kunnen met hun mobiele apparaat foto's van bonnetjes maken via ‘receipt capture’. De software haalt de belangrijkste gegevens er automatisch uit en koppelt deze direct aan de onkostendeclaraties, wat het goedkeuren en terugbetalen aanzienlijk vereenvoudigt. Beschikbaar in het Established-abonnement van Xero.

• Basaal voorraadbeheer. Met Xero kun je voorraadniveaus bijhouden, voorraaditems beheren en je kostprijs van verkochte goederen (cost of goods sold, COGS) in de gaten houden, voor beter inzicht in je marges en productprestaties. Voor geavanceerdere voorraadtools zijn er integraties beschikbaar via de app-marktplaats van Xero.

• Boekhouden in meerdere valuta. Als je internationaal zakendoet en te maken hebt met de International Financial Reporting Standards (IFRS), kun je met deze functie betalingen verwerken, facturen versturen en bankrekeningen beheren in meer dan 160 valuta, met automatische updates van de wisselkoersen. Beschikbaar in het Established-abonnement van Xero.

• Projectbeheer. Met de trackingtools van Xero volg je uitgaven en tijd per project, wat je helder inzicht geeft in de winstgevendheid en kosten van een project. Beschikbaar in het Established-abonnement van Xero.

• Geavanceerde rapportages. Genereer uiteenlopende financiële rapporten, waaronder winst-en-verliesrekeningen (W&V) en balansen. In het Established-abonnement van Xero kun je ook gebruikmaken van geavanceerde functies, zoals cashflowprognoses op korte termijn, bedrijfsoverzichten met aangepaste statistieken en de mogelijkheid om in te zoomen op specifieke gegevenspunten om trends te ontdekken.

• Onbeperkt aantal gebruikers. Alle Xero-abonnementen omvatten een onbeperkt aantal gebruikers, waardoor het een voordelige keuze is voor teams die gedeelde toegang tot boekhoudgegevens nodig hebben. Een groot voordeel ten opzichte van sommige QuickBooks-abonnementen.

• Intuïtief dashboard. Het dashboard van Xero is eenvoudig te navigeren en biedt een realtime overzicht van je cashflow, bankrekeningen en algehele financiële gezondheid.

Ben je een Shopify-winkeleigenaar en wil je je e-commerce boekhouding vereenvoudigen? Dan biedt Xero een Shopify-integratie. De app synchroniseert automatisch een dagelijks overzicht van je Shopify-verkopen, kortingen, verzendkosten, terugbetalingen en kosten met je Xero-account. Zo krijg je een actueel beeld van je cashflow en bedrijfsprestaties.

De Shopify App Store biedt ook veel opties om winkelgegevens te koppelen en te synchroniseren met Xero, waaronder de apps Xero & QuickBooks Smart Sync, A2X Sync en Xero Bridge. Deze apps zijn Engelstalig.

Xero-producten

Xero biedt verschillende abonnementen, afgestemd op uiteenlopende bedrijfsgroottes:

• Early. € 17,73 per maand. Geschikt voor kleine bedrijven of zzp'ers. Dit abonnement biedt basisboekhoudfuncties om mee te starten, met een limiet op het aantal facturen dat je kunt versturen en invoeren.

• Growing. € 41,67 per maand. Biedt onbeperkte facturen en rekeningen. Een goede keuze voor groeiende bedrijven met een hoger aantal transacties.

• Established. € 70,92 per maand. Het Established-abonnement omvat alle functies van Growing plus ondersteuning voor meerdere valuta en tools voor projecttracking. Een goede keuze voor bedrijven met complexere boekhoudkundige eisen of internationale activiteiten.

Xero biedt ook optionele add-ons. Zo kun je Xero integreren met tools voor voorraadbeheer zoals Unleashed of met tijdregistratie-apps zoals Deputy, of uitgebreidere analyses toevoegen via rapportagetools zoals Spotlight Reporting.

Wat is QuickBooks?

QuickBooks is de toonaangevende en meest bekende boekhoudsoftware, vooral dominant op de Amerikaanse markt. Het is een boekhoudoplossing met zowel desktopversies als QuickBooks Online-abonnementen, gericht op verschillende bedrijven en sectoren. Net als Xero houdt QuickBooks zich aan de GAAP-richtlijnen.

Het alles-in-één-platform van QuickBooks biedt boekhoudtools om elk aspect van je bedrijfsfinanciën te beheren. Dit varieert van gedetailleerde facturatie en salarisadministratie tot uitgebreide rapportages. Of je nu je cashflow volgt, je voorraad beheert of je belastingaangifte voorbereidt, met QuickBooks houd je je financiën nauwkeurig op orde.

De functies van QuickBooks zijn onder meer:

• Online facturatie en betalingen. Stel aanpasbare facturen op, accepteer online betalingen en plan betalingsherinneringen. Dit helpt bij je debiteurenbeheer en het op peil houden van je cashflow.

• Uitgavenbeheer en bankafstemming. Vereenvoudig je financiële administratie door bankrekeningen en creditcards te koppelen en zo transacties automatisch te importeren. Zo kun je uitgaven efficiënt bijhouden en categoriseren, terwijl de bankafstemming wordt gestroomlijnd doordat geïmporteerde transacties automatisch worden gematcht met je administratie.

• Voorraadbeheer. De abonnementen QuickBooks Online Plus en Advanced bieden voorraadtracking, inclusief het bijhouden van de kostprijs van verkochte goederen (COGS), voorraadbeheer en het instellen van bestelpunten. Ideaal voor bedrijven met complexe voorraadbehoeften. Alleen beschikbaar in de Plus- en Advanced-abonnementen.

• Projectbeheer. Trackingtools helpen je de winstgevendheid van projecten te volgen, de tijd van jou en je medewerkers bij te houden en uitgaven te beheren. Alleen beschikbaar in de Plus- en Advanced-abonnementen.

• Geavanceerde rapportages. Genereer financiële rapporten, waaronder W&V, balansen, overzichtstabellen van de looptijd van vorderingen (accounts receivable, A/R) en schulden (accounts payable, A/P), en proefbalansrapporten.

• Salarisadministratie en tijdregistratie. QuickBooks biedt geïntegreerde salarisadministratiediensten (Core, Premium, Elite) om salarisbetalingen, loonheffingen en belastingaangiftes te vereenvoudigen. Voor extra nauwkeurigheid bevatten de abonnementen Essentials, Plus en Advanced ingebouwde tijdregistratie. Zo kun je de uren van medewerkers bijhouden voor eenvoudigere facturatie en salarisverwerking.

• Bonnetjes vastleggen. Gebruik de mobiele app van QuickBooks om foto's van bonnetjes te maken en deze automatisch te categoriseren.

• Btw-beheer. Bereken, volg en dien btw automatisch in, zodat je aan de regels blijft voldoen.

• App-marktplaats. QuickBooks biedt een uitgebreide app-marktplaats met honderden applicaties van derden die rechtstreeks kunnen worden gekoppeld aan je boekhoudgegevens.

Shopify-gebruikers kunnen winkelgegevens automatisch synchroniseren met QuickBooks via een app zoals QuickBooks Sync (Engelstalig).

Synchroniseer bestellingen, terugbetalingen, voorraad, producten en kosten van Shopify naar QuickBooks, en stroomlijn zo je financiële rapportages en voorraadbeheer.

QuickBooks-producten

De QuickBooks Online-abonnementen in de cloud zijn bedoeld voor verschillende soorten bedrijven, met vijf abonnementen om uit te kiezen:

• Solopreneur. € 17,73 per maand. Dit abonnement (de opvolger van QuickBooks Self-Employed) is een gestroomlijnde optie voor freelancers en solopreneurs. Het vereenvoudigt de basisboekhouding, waaronder het bijhouden van uitgaven en het schatten van kwartaal-btw.

• Simple Start. € 33,69 per maand. Ideaal voor eenmanszaken en kleine bedrijven. Simple Start biedt facturatie, rapportages en het basaal bijhouden van inkomsten en uitgaven.

• Essentials. € 66,49 per maand. Bevat alle functies van Simple Start plus factuurbeheer, tijdregistratie en boekhouden in meerdere valuta.

• Plus. € 101,95 per maand. Voegt voorraadtracking, winstgevendheid van projecten en tot vijf gebruikers toe. Een sterke optie voor groeiende bedrijven.

• Advanced. € 243,80 per maand. Ontworpen voor middelgrote bedrijven, met ruimte voor maximaal 25 gebruikers. Dit abonnement voegt geavanceerde rapportages, batchfacturatie en workflowautomatisering toe. Ideaal voor bedrijven met geavanceerdere boekhoudkundige eisen.

QuickBooks biedt ook geïntegreerde salarisadministratiediensten (Core en Premium) en betaaloplossingen met QuickBooks Payments. Een andere directe integratie, QuickBooks Time, helpt bij het beheren van de tijd van medewerkers en het doorberekenen aan klanten indien nodig.

Xero vs. QuickBooks: wat is het verschil?

Zowel Xero als QuickBooks zijn toonaangevende boekhoudpakketten, met een aantal belangrijke verschillen die je keuze kunnen beïnvloeden. Hier volgt een overzicht: