Najlepsze oprogramowanie CRM dla małych firm: 5 popularnych systemów

Monitorowanie obecnych klientów i śledzenie nowych leadów to fundament zwiększania sprzedaży. Każdy potencjalny klient może z czasem stać się stałym, dochodowym odbiorcą, a znajomość jego historii zakupów pozwala skutecznie kierować go ku kolejnym transakcjom.

Wraz z rozwojem firmy zarządzanie wszystkimi informacjami o klientach potrzebnymi do budowania takich relacji może jednak zamienić się w administracyjny chaos, który szybko wykracza poza możliwości zwykłego arkusza kalkulacyjnego, nie mówiąc już o stosie karteczek samoprzylepnych.

Właśnie tutaj wkraczają systemy CRM. Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami porządkuje i centralizuje dane, od zgłoszeń serwisowych, przez historię zamówień, aż po dane kontaktowe. Gdy wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu, Twój zespół może zapewniać spójne i spersonalizowane doświadczenia klientom, niezależnie od skali działalności.

Poniżej znajdziesz najlepsze oprogramowanie CRM dla małych firm oraz wskazówki, jak wybrać rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojego biznesu.

Czym jest CRM?

CRM, czyli system do zarządzania relacjami z klientami, to oprogramowanie stworzone po to, aby pomagać firmom wzmacniać relacje z klientami, zwiększać sprzedaż oraz podnosić efektywność wewnętrznych procesów. System CRM gromadzi i przechowuje komunikację z klientami, dane kontaktowe oraz historię aktywności w jednej, scentralizowanej bazie. Dzięki temu zastępuje rozproszone arkusze kalkulacyjne i różne aplikacje, z których firmy często korzystają do śledzenia informacji o klientach.

Za pomocą CRM możesz planować kampanie marketingowe, analizować wyniki działań, zarządzać leadami oraz usprawniać procesy w obszarze obsługi klienta, marketingu i sprzedaży.

Jak wybrać CRM dla małej firmy?

1. Określ swoje cele
2. Zdefiniuj kluczowe funkcje systemu CRM
3. Przeanalizuj budżet przeznaczony na technologię

1. Określ swoje cele

Różne systemy CRM są projektowane z myślą o odmiennych, często bardzo konkretnych celach biznesowych. Twoje priorytety mogą obejmować na przykład:

• Stworzenie centrum działań rynkowych – umożliwienie prowadzenia marketingu, sprzedaży i obsługi klienta z poziomu jednej, wspólnej bazy danych.
• Centralizację danych – połączenie wszystkich informacji o klientach w jednym miejscu, aby uprościć analizę i raportowanie.
• Wspieranie współpracy między działami – zapewnienie zespołom dostępu do tych samych danych klientów, co usprawnia komunikację, np. między marketingiem a sprzedażą.
• Dostarczanie strategicznych wniosków – korzystanie z benchmarków i rekomendacji, które pomagają identyfikować obszary do poprawy.
• Dostęp do narzędzi branżowych – spełnienie specyficznych wymagań firmy dzięki funkcjom dopasowanym do danej branży, produktu lub modelu biznesowego.

System CRM zazwyczaj jest wykorzystywany przez różne zespoły w całej organizacji. Dlatego, analizując dostępne rozwiązania, upewnij się, że rozumiesz potrzeby i cele wszystkich kluczowych interesariuszy. Następnie znajdź równowagę między realizacją tych konkretnych oczekiwań a wyborem rozwiązania, które sprawdzi się w skali całej firmy.

2. Zdefiniuj kluczowe funkcje systemu CRM

Zanim wybierzesz dostawcę, przygotuj listę najważniejszych funkcji, których oczekujesz od systemu CRM. Uwzględnij w niej elementy z każdej z poniższych kategorii:

• Narzędzia organizacyjne. Funkcje zarządzania kontaktami automatycznie zbierają i porządkują dane klientów, takie jak dane kontaktowe, historia zakupów czy dotychczasowa komunikacja. Dzięki temu nie musisz ręcznie wprowadzać informacji, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów. Część systemów oferuje także moduły do zarządzania projektami oraz automatyzację przepływów pracy.
• Narzędzia marketingowe. W tej kategorii mieszczą się funkcje wspierające prowadzenie kampanii marketingowych, w tym automatyzacja marketingu, zarządzanie leadami, narzędzia do email marketingu oraz analityka marketingowa, która pozwala mierzyć skuteczność działań.
• Narzędzia sprzedażowe. Wiele systemów CRM zawiera rozwiązania do zarządzania sprzedażą i pipeline’em, takie jak automatyzacja procesów sprzedażowych, analityka i prognozowanie sprzedaży czy zarządzanie transakcjami. Dzięki temu zespół sprzedaży może lepiej dopasować działania do cyklu zakupowego klientów i usprawnić cały proces sprzedaży.
• Narzędzia obsługi klienta. Systemy CRM oferują również funkcje wspierające zespoły obsługi klienta w monitorowaniu i rozwijaniu relacji z odbiorcami. Umożliwiają przyjmowanie i obsługę zgłoszeń, analizę jakości obsługi oraz korzystanie z wbudowanych automatyzacji, które przyspieszają reakcję na potrzeby klientów.
• Narzędzia analityczne i raportowe. Ponieważ wszystkie dane klientów znajdują się w jednym miejscu, dobre oprogramowanie CRM pozwala na szczegółową analizę ścieżek konwersji oraz segmentów klientów. Ułatwia to podejmowanie decyzji opartych na danych i optymalizację działań biznesowych.

3. Przeanalizuj budżet przeznaczony na technologię

Modele cenowe systemów CRM potrafią być złożone. Część dostawców oferuje jedną, stałą opłatę obejmującą wszystkie funkcje. Inni proponują pakiety w niższej cenie lub naliczają dodatkowe opłaty za wybrane moduły i narzędzia. Często spotykany jest także model wielopoziomowy, w którym cena zależy od liczby użytkowników. Jeśli znasz swój budżet oraz dokładnie wiesz, w jaki sposób zamierzasz korzystać z systemu, łatwiej wybierzesz rozwiązanie CRM, które realnie odpowiada potrzebom Twojej firmy.

5 popularnych programów CRM dla małych firm

Na rynku dostępnych jest wiele systemów CRM zaprojektowanych z myślą o firmach na różnych etapach rozwoju. Właściciele małych biznesów najczęściej stawiają na rozwiązania intuicyjne, przystępne cenowo i takie, które można skalować wraz ze wzrostem firmy, dodając kolejne funkcje w miarę potrzeb.

Poniższe pięć systemów CRM dla małych firm cieszy się popularnością ze względu na prostotę obsługi, rozsądną cenę oraz szeroki zakres dostępnych funkcji.

1. Pipedrive

Pipedrive to system CRM dla małych firm, który koncentruje się przede wszystkim na sprzedaży i zarządzaniu pipeline’em. Firma została założona w Estonii w 2010 roku i dziś obsługuje ponad 100 000 klientów na całym świecie, oferując narzędzia do email marketingu, zarządzania leadami oraz procesami sprzedażowymi.

Zalety

Pipedrive zapewnia rozbudowane funkcje wspierające zarządzanie sprzedażą, w tym analitykę i prognozowanie sprzedaży oraz wizualny pipeline, który w przejrzysty, graficzny sposób pokazuje, na jakim etapie ścieżki zakupowej znajdują się Twoi potencjalni klienci. Platforma wyróżnia się wysokim poziomem obsługi klienta i udostępnianiem wielu funkcji premium już w tańszych planach.

Najważniejsze korzyści to:

• Intuicyjny, łatwy w obsłudze interfejs
• Wsparcie klienta dostępne 24/7
• Ponad 275 aplikacji i integracji z zewnętrznymi narzędziami
• 14-dniowy bezpłatny okres próbny

Wady

Pipedrive nie jest systemem CRM nastawionym głównie na obsługę klienta ani kompleksową platformą marketingową. Funkcje email marketingu nie obejmują wbudowanego narzędzia do wysyłki kampanii, dlatego konieczna jest integracja z zewnętrznym rozwiązaniem, takim jak Mailchimp.

Główne ograniczenia:

• Brak rozbudowanych funkcji marketingowych i obsługi klienta
• Brak natywnej platformy mailingowej

Cennik

Pipedrive oferuje cztery płatne plany, a cena naliczana jest za użytkownika miesięcznie:

• Essential – 14,90 USD (ok. 60 zł) za użytkownika miesięcznie
• Advanced – 24,90 USD (ok. 100 zł) za użytkownika miesięcznie
• Professional – 49,90 USD (ok. 200 zł) za użytkownika miesięcznie
• Enterprise – 99 USD (ok. 400 zł) za użytkownika miesięcznie

Każdy plan obejmuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny. Co ważne, aby skorzystać z wersji testowej, nie trzeba podawać danych karty kredytowej.

2. Freshsales

Freshsales to produkt firmy Freshworks, kalifornijskiego dostawcy oprogramowania. Od momentu powstania w 2010 roku Freshworks stworzył szerokie portfolio narzędzi dla firm, w tym sprzedażowy CRM Freshsales, CRM do obsługi klienta, CRM marketingowy oraz rozwiązania do zarządzania czatem, zasobami ludzkimi i infrastrukturą IT.

Podobnie jak Pipedrive, Freshsales został zaprojektowany z myślą o zespołach sprzedaży, które chcą skuteczniej pozyskiwać i rozwijać leady. Z platformy korzystają firmy różnej wielkości, jednak najczęściej wybierają ją organizacje zatrudniające od pięciu do dziesięciu pracowników. Wśród klientów Freshsales znajdują się m.in. Dyson, Klarna oraz Blue Nile.

Zalety

Freshsales oferuje funkcje klasy korporacyjnej w stosunkowo przystępnej cenie, a sama platforma jest ceniona za intuicyjny interfejs. Narzędzia zostały zaprojektowane tak, aby bezpośrednio wspierać działania sprzedażowe i obejmują m.in. prognozowanie sprzedaży, analitykę sprzedażową oraz konfigurowalne formularze internetowe do pozyskiwania danych od odwiedzających stronę.

Najważniejsze korzyści to:

• Dostępność bezpłatnego planu
• Automatyzacje oraz narzędzia oparte na AI
• Integracje zarówno z ekosystemem Freshworks, jak i zewnętrznymi dostawcami
• 21-dniowy bezpłatny okres próbny
• Integracja z Google Workspace

Wady

CRM do obsługi klienta w ekosystemie Freshworks jest oferowany pod nazwą Freshdesk, a rozwiązanie marketingowe jako Freshmarketer. Choć Freshsales integruje się z tymi narzędziami, sam w sobie nie zapewnia rozbudowanych funkcji w zakresie obsługi klienta ani marketingu. Platforma oferuje również mniej integracji niż część konkurencyjnych systemów. Do dyspozycji jest 17 integracji natywnych, w tym z Google Workspace, oraz 19 integracji z zewnętrznymi dostawcami.

Najważniejsze ograniczenia:

• Nie jest przeznaczony do zaawansowanych działań z zakresu obsługi klienta ani marketingu
• Brak funkcji raportowania w bezpłatnym planie
• Mniejsza liczba integracji w porównaniu z niektórymi konkurentami
• Brak wsparcia klienta dostępnego 24/7

Cennik

Freshsales oferuje jeden plan bezpłatny oraz trzy płatne warianty, rozliczane w modelu miesięcznym za użytkownika:

• Growth – 15 USD (ok. 60 zł) za użytkownika miesięcznie
• Pro – 39 USD (ok. 155 zł) za użytkownika miesięcznie
• Enterprise – 69 USD (ok. 275 zł) za użytkownika miesięcznie

Dostępny jest również 21-dniowy bezpłatny okres próbny, a rozpoczęcie testów nie wymaga podawania danych karty kredytowej.

3. HubSpot

HubSpot to firma technologiczna z siedzibą w stanie Massachusetts, która rozwija narzędzia sprzedażowe, marketingowe oraz do obsługi klienta dla firm każdej wielkości i na różnych etapach rozwoju. Wśród jej klientów znajdują się m.in. Walmart, GE Appliances oraz Siły Powietrzne USA.

HubSpot oferuje bezpłatny system CRM oraz trzy płatne platformy: Marketing Hub, Sales Hub i Service Hub. W ofercie znajdują się również system zarządzania treścią CMS Hub oraz narzędzie operacyjne Operations Hub.

Zalety

Przejrzysty i intuicyjny interfejs sprawia, że HubSpot jest chętnie wybierany przez właścicieli małych firm. Dodatkowym atutem jest HubSpot Academy, która udostępnia bezpłatne kursy online i certyfikaty z zakresu marketingu, sprzedaży i obsługi klienta. Z kolei HubSpot Community to moderowane przez firmę centrum wsparcia i forum użytkowników.

Najważniejsze korzyści:

• Dostępny bezpłatny plan
• Zniżki przy zakupie pakietów produktów
• Rozbudowane materiały edukacyjne
• Intuicyjny, łatwy w obsłudze interfejs
• Ponad 1000 integracji, zarówno natywnych, jak i zewnętrznych
• 14-dniowy bezpłatny okres próbny

Wady

Sales Hub oferuje mniej zaawansowane funkcje analityki sprzedaży niż część konkurencyjnych rozwiązań. Prostota obsługi wiąże się też z ograniczonymi możliwościami personalizacji, zwłaszcza bez dostępu do kodu źródłowego.

Główne ograniczenia:

• Ograniczone opcje dostosowania bez ingerencji w kod
• Mniej zaawansowana analityka sprzedaży niż u niektórych konkurentów
• Bezpłatny plan ma ograniczoną funkcjonalność
• Wsparcie 24/7 nie jest dostępne w darmowym CRM ani w planach Starter

Cennik

HubSpot udostępnia bezpłatny CRM oraz trzy płatne pakiety: Starter, Professional i Enterprise. HubSpot Suite obejmuje Sales Hub, Service Hub, Marketing Hub, Content Hub oraz Operations Hub.

Ceny pakietów CRM przedstawiają się następująco:

• Starter – 45 USD (ok. 180 zł) miesięcznie dla dwóch użytkowników
• Professional – 1600 USD (ok. 6400 zł) miesięcznie dla pięciu użytkowników
• Enterprise – 5000 USD (ok. 20 000 zł) miesięcznie dla dziesięciu użytkowników

HubSpot oferuje również 14-dniowy bezpłatny okres próbny bez konieczności podawania danych karty kredytowej.

4. Salesforce

Salesforce to firma technologiczna z Kalifornii, która tworzy rozwiązania dla sprzedaży, obsługi klienta, marketingu i analityki biznesowej. Przy wycenie rynkowej na poziomie około 150 miliardów dolarów (ok 600 mld złotych) Salesforce należy do największych przedsiębiorstw technologicznych na świecie. Wśród jej klientów znajdują się m.in. Spotify, Amazon Web Services, Toyota oraz Macy’s.

Podobnie jak HubSpot, Salesforce oferuje trzy główne produkty CRM: Sales Cloud, Marketing Cloud oraz Service Cloud. W ciągu ponad 20 lat działalności firma przejęła także wielu konkurentów i dostawców oprogramowania, takich jak Slack, Pardot, Mulesoft, Rebel i Quip.

Zalety

System CRM Salesforce jest ceniony za zaawansowane funkcje raportowania i prognozowania sprzedaży, a także za rozbudowane, wizualne pipeline’y sprzedażowe. Platforma umożliwia również dostęp do kodu, co daje szerokie możliwości personalizacji i dostosowania systemu do specyficznych potrzeb firmy.

Najważniejsze korzyści:

• Zaawansowana analityka
• Rozszerzone możliwości dzięki narzędziom firm przejętych przez Salesforce
• Szerokie opcje personalizacji
• Ponad 2500 integracji, zarówno natywnych, jak i zewnętrznych
• Bezpłatny okres próbny

Wady

Salesforce jest droższy niż wiele konkurencyjnych rozwiązań i często uchodzi za bardziej skomplikowany we wdrożeniu. Firma nie oferuje pakietowych cen obejmujących wszystkie produkty, a część funkcji CRM nie jest dostępna w podstawowych planach. Przykładowo, oprogramowanie do wykonywania połączeń wychodzących wymaga dodatkowej opłaty.

Najważniejsze ograniczenia:

• Brak bezpłatnego planu
• Bardziej złożony proces wdrożenia
• Wyższe koszty w porównaniu z wieloma konkurentami
• Wiele funkcji dostępnych za dodatkową opłatą
• Wsparcie 24/7 wyłącznie w planach premium
• Mniej intuicyjny interfejs niż u części konkurencyjnych dostawców

Cennik

Ceny Salesforce zależą od wybranego produktu oraz zakresu funkcji. Zarówno Salesforce Sales Cloud, jak i Salesforce Service Cloud oferują cztery płatne plany:

• Essentials – 25 USD (ok. 100 zł) za użytkownika miesięcznie
• Professional – 75 USD (ok. 300 zł) za użytkownika miesięcznie
• Enterprise – 150 USD (ok. 600 zł) za użytkownika miesięcznie
• Unlimited – 300 USD (ok. 1200 zł) za użytkownika miesięcznie

Salesforce Marketing Cloud obejmuje osiem odrębnych produktów. Ceny zaczynają się od 400 USD (ok. 1600 zł) miesięcznie za podstawową automatyzację marketingu i sięgają 65 000 USD (ok. 260 000 zł) miesięcznie za wersję Enterprise Plus z zaawansowanym zarządzaniem danymi klientów.

Wszystkie plany oferują 14-dniowy bezpłatny okres próbny, bez konieczności podawania danych karty kredytowej.

5. Capsule

Capsule to CRM skoncentrowany na sprzedaży, który oferuje narzędzia analityczne, raportowe, funkcje email oraz moduł do zarządzania projektami. System został stworzony przez brytyjską firmę technologiczną Zestia i jest szczególnie ukierunkowany na startupy oraz małe i średnie przedsiębiorstwa. Wśród klientów znajdują się m.in. brytyjska agencja kreatywna Sookio oraz palarnia kawy HASBEAN.

Zalety

Capsule wyróżnia się bardziej rozbudowanymi funkcjami zarządzania projektami niż wiele innych CRM-ów nastawionych głównie na sprzedaż. Platforma jest również ceniona za przejrzysty, wizualny pipeline sprzedaży oraz integracje z popularnymi narzędziami, takimi jak Google Workspace.

Najważniejsze korzyści:

• Dostępność bezpłatnego planu
• Wbudowane funkcje zarządzania projektami
• Ponad 50 integracji z zewnętrznymi narzędziami
• 30-dniowy bezpłatny okres próbny

Wady

Możliwości analityczne Capsule są mniej zaawansowane niż w przypadku części konkurencyjnych systemów. Dodatkowo darmowy plan ogranicza bazę do maksymalnie 250 kontaktów i nie obejmuje funkcji raportowania sprzedaży.

Główne ograniczenia:

• Mniej rozbudowana analityka w porównaniu z niektórymi konkurentami
• Limit 250 kontaktów w bezpłatnym planie
• Brak raportowania sprzedaży w wersji darmowej
• Brak wsparcia klienta 24/7

Cennik

Capsule oferuje jeden plan bezpłatny oraz trzy płatne warianty, rozliczane miesięcznie za użytkownika:

• Professional – 18 USD (ok. 70 zł) za użytkownika miesięcznie
• Teams – 36 USD (ok. 145 zł) za użytkownika miesięcznie
• Enterprise – 54 USD (ok. 215 zł) za użytkownika miesięcznie