Xero ve QuickBooks Karşılaştırması: Hangisi Daha İyi?

İşletmeniz için doğru muhasebe yazılımını seçmek, oyunun kurallarını değiştirebilir. Doğru yazılım, günlük gider takibinden stratejik raporlamaya ve uzun vadeli mali planlamaya kadar her şeyi etkiler. Nitekim, ABD Ticaret Odası tarafından yapılan bir araştırma, küçük işletmelerin yarısından fazlasının temel defter tutmanın çok ötesine geçerek muhasebe yazılımı kullandığını gösteriyor. Günümüzdeki muhasebe araçları, standart özellik olarak bulut tabanlı erişim, yapay zekâ destekli otomasyon ve güçlü entegrasyon imkânları sunuyor.

Bu seçenekler arasından Xero ile QuickBooks, en popüler muhasebe yazılımı adayları olarak sürekli üst sıralarda yer alıyor. Bu araçlar hakkında bilmeniz gerekenleri ve ayrıca iki yazılımın bir karşılaştırmasını paylaşıyoruz.

Xero nedir?

Xero, küçük ve orta ölçekli işletmelere yönelik mali yönetimi kolaylaştırmak üzere tasarlanmış bulut tabanlı bir muhasebe yazılımıdır. 2006 yılında QuickBooks’un alternatifi olarak piyasaya sürülen Xero, kullanıcı dostu arayüzü ve güçlü muhasebe özellikleriyle sektör liderlerinin takdirini kazandı.

Xero, genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri (GAAP) ile uyumluluğunu korurken banka mutabakatları ve faturalandırma gibi yaygın işleri otomatikleştirerek muhasebenin temel işlemlerini basitleştirir. Kapsamlı deneyiminiz olmasa bile Xero sayesinde muhasebe erişilebilir hale gelir.

Xero’nun özelliklerinden bazıları şunlardır:

• Çevrimiçi faturalandırma. Faturalar oluşturabilir, tekrarlayan faturalar ayarlayabilir ve ödeme durumunu kolayca takip edebilirsiniz. Bu özellik, alacak hesapları yönetimine yardımcı olur, müşterilerinizin ödeme yapmasını kolaylaştırır ve böylece nakit girişine katkı sağlar.
• Banka mutabakatı. Banka işlem verilerini otomatik olarak içe aktararak işlemleri muhasebe kayıtlarınızla eşleştirmenizi kolaylaştırır. Zamanla işlemleri nasıl kategorize ettiğinizi öğrenir ve bu da doğruluğun artmasını sağlar.
• Gider yönetimi. Xero Expenses ile giderleri verimli şekilde takip edin. Çalışanlar, fiş tarama özelliği aracılığıyla mobil cihazlarını kullanarak fişlerin fotoğrafını çekebilir. Söz konusu özellik, önemli verileri otomatik olarak toplayarak doğrudan masraf geri ödeme talepleriyle ilişkilendirir ve böylece onayları ve geri ödemeleri önemli ölçüde basitleştirir. Xero'nun Established planında kullanılabilir.
• Temel stok yönetimi. Xero, stok seviyelerini takip etmenize ve stok kalemlerini yönetmenize ek olarak kâr marjlarınızı ve ürünlerinizin performansını daha net değerlendirmenizi sağlamak için satılan malın maliyetini (COGS) izlemenize olanak tanır. Daha gelişmiş stok takip araçları için Xero'nun uygulama pazaryerinde entegrasyonlar mevcuttur.
• Çoklu para biriminde muhasebe. Uluslararası bir işletmeniz varsa ve Uluslararası Finansal Raporlama Standartları (IFRS) ile çalışıyorsanız, çoklu para biriminde muhasebe özelliği sayesinde ödemeleri işleyebilir, fatura gönderebilir ve 160'tan fazla para biriminde banka hesaplarını otomatik döviz kuru güncellemeleriyle yönetebilirsiniz. Xero'nun Established planında kullanılabilir.
• Proje yönetimi. Xero'nun takip araçları, giderleri ve zamanı belirli projelere göre izlemenize olanak tanıyarak proje kârlılığı ve maliyeti hakkında net bir içgörü sunar. Xero'nun Established planında kullanılabilir.
• Gelişmiş raporlama. Kâr ve zarar (P&L) tabloları ve bilançolar dahil olmak üzere çeşitli mali raporlar oluşturabilirsiniz. Ayrıca Xero'nun Established planındaki kısa vadeli nakit akışı tahminleri, özel metriklerle işletmenin güncel durumunu gösteren özetler, eğilimleri tespit etmek için belirli verileri ayrıntılı olarak inceleyebilme gibi gelişmiş özelliklerden yararlanabilirsiniz.
• Sınırsız kullanıcı erişimi. Tüm Xero planlarının sınırsız kullanıcı hakkı sunması, muhasebe verilerine paylaşımlı erişime ihtiyaç duyan ekipler için Xero’yu uygun maliyetli bir seçenek haline getirir. Bu da bazı QuickBooks planlarına kıyasla önemli bir avantaj sağlar.
• Kullanıcı dostu gösterge paneli. Xero’nun kullanımı kolay gösterge paneli, nakit akışınızı, banka hesaplarınızı ve genel mali durumunuzu gerçek zamanlı olarak gösterir.

E-ticaret muhasebenizi basitleştirmek isteyen bir Shopify mağaza sahibiyseniz, Xero Shopify entegrasyonu da sunuyor. Uygulama, Shopify satışlarınızın, indirimlerinizin, kargo maliyetlerinizin, iadelerinizin ve ücretlerinizin günlük özetini Xero hesabınıza otomatik olarak senkronize eder. Böylece nakit akışına ve işletme performansına dair güncel bir görünüm sağlar.

Shopify uygulama mağazasında ayrıca Xero & QuickBooks Smart Sync, A2X Sync ve Xero Bridge uygulamaları dahil olmak üzere mağaza verilerini Xero'ya bağlamak ve senkronize etmek için birçok seçenek bulunur.

Xero ürünleri

Xero, farklı işletme ölçeklerine yönelik tasarlanmış çeşitli fiyatlandırma planları sunar:

• Early. Aylık 27 USD. Küçük işletmeler veya serbest çalışanlar için uygundur. Bu plan, başlangıç için gereken temel muhasebe özelliklerini sunar ancak düzenleyebileceğiniz satış faturası ve kaydedebileceğiniz alış faturası sayısında sınırlamalar vardır.
• Growing. Aylık 59 USD. Sınırsız sayıda satış faturası düzenleme ve alış faturası kaydetme olanağı sunar. Daha yüksek işlem hacmine sahip olan ve büyüyen işletmeler için uygundur.
• Established. Aylık 97 USD. Established planı, tüm Growing plan özelliklerine ek olarak çoklu para birimi desteği ve proje takip araçları içerir. Daha karmaşık muhasebe gereksinimleri veya uluslararası operasyonları olan işletmeler için uygundur.

Xero ayrıca isteğe bağlı eklentiler sunar. Örneğin, Unleashed gibi stok yönetimi araçlarıyla veya Deputy gibi zaman takip uygulamalarıyla entegre olabilir ya da Spotlight Reporting gibi raporlama araçlarıyla gelişmiş analizler ekleyebilirsiniz.

QuickBooks nedir?

Özellikle ABD pazarında baskın olan QuickBooks, en önde gelen ve en yaygın olarak bilinen muhasebe yazılımıdır. Hem masaüstü sürümleri hem de QuickBooks Online planları sunmanın yanı sıra farklı işletmelere ve sektörlere hizmet eden bir muhasebe çözümüdür. Tıpkı Xero gibi QuickBooks da GAAP ile uyumludur.

QuickBooks'un tümü bir arada platformu, işletmenizin mali durumunun her yönünü yönetmek için tasarlanmış muhasebe araçları sunar. Bu araçlar, detaylı faturalandırma ve bordrodan kapsamlı raporlamaya kadar uzanır. İster nakit akışınızı takip edin, ister stokunuzu yönetin, ister vergi beyanı için hazırlanın, QuickBooks doğru bir mali yönetim sağlar.

QuickBooks özellikleri şunları içerir:

• Çevrimiçi faturalandırma ve ödemeler. Özelleştirilebilir faturalar oluşturabilir, çevrimiçi ödemeler kabul edebilir ve ödeme hatırlatmaları planlayabilirsiniz. Bu özellik, alacak hesaplarına ve nakit akışının sürdürülmesine yardımcı olur.
• Gider yönetimi ve banka mutabakatı. Banka hesaplarını ve kredi kartlarını bağlayarak işlemleri otomatik olarak içe aktarır ve bu sayede mali kayıt tutmayı basitleştirir. Böylece verimli gider takibi ve kategorizasyon özellikleri sağlarken, içe aktarılan işlemleri kayıtlarınızla eşleştirerek banka mutabakatı işlemini kolaylaştırır.
• Stok yönetimi. QuickBooks Online Plus ve Advanced planları, satılan malın maliyetini (COGS) izleme, stok yönetimi ve yeniden sipariş noktaları belirlemeyi kapsayan bir stok takip özelliği sunar. Bu özellik, karmaşık stok ihtiyaçları olan işletmeler açısından harika bir seçenektir. Advanced ve Plus planlarında kullanılabilir.
• Proje yönetimi. Takip araçları, proje kârlılığını izlemeye, sizin ve çalışanlarınızın zamanını takip etmeye ve giderleri yönetmeye yardımcı olur. Advanced ve Plus planında kullanılabilir.
• Gelişmiş raporlama. Kâr ve zarar tabloları (P&L), bilançolar, alacak hesapları (A/R) ve borç hesapları (A/P) yaşlandırma özetleri ve mizan raporları dahil olmak üzere çeşitli mali raporlar oluşturabilirsiniz.
• Bordro ve zaman takibi. QuickBooks, maaş ödemelerini, bordro vergilerini ve vergi beyanlarını basitleştirmek üzere entegre bordro hizmetleri (Core, Premium ve Elite) sunar. Daha yüksek doğruluk için Plus planı yerleşik zaman takibi özelliği içerir. Böylece faturalandırma ve bordro işlemeyi kolaylaştırmak amacıyla çalışanların çalışma saatlerini izleyebilirsiniz.
• Fiş tarama. QuickBooks mobil uygulamasını kullanarak fişlerin fotoğrafını çekebilir ve bunları otomatik olarak kategorize edebilirsiniz.
• Satış vergisi yönetimi. Satış vergisini otomatik olarak hesaplayın, takip edin ve beyan edin. Böylece ilgili vergi mevzuatına uyum sağlayın.
• Uygulama pazaryeri. QuickBooks, muhasebe verilerinize doğrudan bağlanabilen yüzlerce üçüncü taraf uygulamanın yer aldığı geniş bir uygulama pazaryeri sunar.

Shopify kullanıcıları, QuickBooks Sync gibi bir uygulama kullanarak mağaza verilerini QuickBooks ile otomatik olarak senkronize edebilir.

Siparişleri, iadeleri, stoku, ürünleri ve ücretleri Shopify üzerinden QuickBooks ile senkronize ederek QuickBooks kullanıcıları için mali raporlamayı ve stok yönetimini kolaylaştırın.

QuickBooks ürünleri

Bulut tabanlı QuickBooks Online, sunduğu farklı planlarla çeşitli işletme türlerine hizmet verir:

• Lite. Aylık 20 USD. Bu plan, serbest çalışanlar ve işini tek başına yürüten girişimciler için sadeleştirilmiş bir seçenektir. Gider takibi ve üç aylık gelir vergisi tahmini gibi özelliklerle muhasebenin temel işlemlerini kolaylaştırır.
• Simple Start. Aylık 38 USD. Şahıs şirketleri ve küçük işletmeler için ideal olan Simple Start, faturalandırma, raporlama ve temel gelir-gider takibi özelliği sunar.
• Essentials. Aylık 85 USD. Simple Start planındaki tüm özelliklere ek olarak alış faturalarının yönetimi, zaman takibi ve çoklu para biriminde muhasebe özellikleri sunar.
• Plus. Aylık 140 USD. Stok takibi, proje kârlılığı ve en fazla beş kullanıcı ekleme gibi özelliklerle büyüyen işletmeler için güçlü bir seçenektir.
• Advanced. Aylık 340 USD. Orta ölçekli işletmeler için tasarlanan Advanced planı, en fazla 25 kullanıcıyı destekler. Gelişmiş raporlama, toplu faturalandırma ve iş akışı otomasyonu gibi özellikleriyle daha kapsamlı muhasebe ihtiyaçları olan işletmelere uygundur.

QuickBooks ayrıca entegre bordro hizmetleri (Core ve Premium) ile QuickBooks Payments üzerinden ödeme işleme çözümleri sunar. Bir başka doğrudan entegrasyon olan QuickBooks Time, çalışma saatlerini yönetmeye ve gerekirse müşterilere fatura kesmeye yardımcı olur.

Xero ve QuickBooks arasındaki farklar nelerdir?

Hem Xero hem de QuickBooks lider muhasebe yazılımlarıdır, ancak aralarında seçiminizi etkileyebilecek önemli farklar vardır. İki yazılım arasındaki farklara genel bir bakış:

Türkiye’de kullanım notu: Xero ve QuickBooks’un planları, fiyatları ve vergi, bordro, banka bağlantısı gibi özellikleri ülkeye göre değişebilir. Yazıda belirtilen satış vergisi ve beyan özellikleri, Türkiye’deki KDV ve beyan süreçleriyle aynı kapsamda değerlendirilmemelidir. Türkiye’de kullanmadan önce e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve diğer yerel gereksinimler için sunulan desteği ve gerekli entegrasyonları sağlayıcıyla ve mali müşavirinizle doğrulayın. Genel fatura oluşturma özelliği, tek başına GİB e-belge uygulamalarına uyum anlamına gelmez.