Time management: come migliorare la gestione del tempo

Hai mai la sensazione che il tempo ti sfugga dalle mani? Di concludere una giornata di lavoro con la sensazione di non avere portato a termine nulla? Se la risposta a queste domande è sì, probabilmente hai qualche difficoltà con il time management.

La gestione efficace del tempo è particolarmente cruciale per gli imprenditori, responsabili di ogni aspetto della loro attività. Allocare la giusta quantità di tempo a ciascuna attività è fondamentale per garantire l’operatività continua del tuo business.

In questo articolo, approfondirai cos'è il time management e come migliorare la gestione del tempo con metodi, tecniche e strumenti per gestire il tempo da veri professionisti.

Cos'è il time management? Significato e definizione

Il time management è una disciplina di pianificazione e controllo per ottimizzare la gestione del tempo e aumentare la produttività, l'efficienza e l'efficacia dei processi operativi.

La gestione del tempo può essere ottimizzata con l'aiuto di tecniche, strumenti e abilità di time management, raggiungendo specifici obiettivi o risultati più velocemente, riducendo le distrazioni e aumentando la produttività.

In un'epoca in cui le fonti di distrazione sono sempre in agguato, la gestione del tempo è una vera e propria soft skill che può fare la differenza.

Una migliore gestione del tempo non significa solo lavorare di più, ma lavorare in modo più intelligente. Ecco perché gestire il tempo in modo efficace può aiutare a sfruttarlo meglio, a incrementare la produttività e a smettere di procrastinare.

Metodi di gestione del tempo

• Matrice di Eisenhower
• Tecnica del Pomodoro
• Principio di Pareto
• Metodo ABC
• Metodo POSEC
• Metodo Timeboxing
• Metodo Alpen
• Metodo SMART
• Metodo Getting Things Done

Per migliorare la gestione del tempo esistono tecniche di time management efficaci e collaudate che possono aiutarti a completare più attività, a limitare le distrazioni e a migliorare l'efficienza sul lavoro.

Matrice di Eisenhower

Una delle tecniche di time management più diffuse e utilizzate è la Matrice di Eisenhower, che prende il nome dallo storico generale e Presidente degli Stati Uniti, celebre per aver affermato: “Ciò che è importante è raramente urgente. Ciò che è urgente è raramente importante”.

Il concetto alla base della Matrice di Eisenhower afferma che le attività più urgenti, come fissare una riunione, mandare un'email o fare una telefonata, in un'ottica di lungo termine sono meno importanti; mentre le attività meno urgenti, come definire una strategia di marketing o scrivere un business plan, sono quelle più importanti sul lungo periodo.

Per ottimizzare la gestione del tempo e aiutarti a stabilire che cosa è importante e che cosa non lo è, la Matrice di Eisenhower (conosciuta anche come Matrice di Covey) si divide in quattro quadranti:

• Quadrante 1 – Importante/Urgente: attività e compiti importanti da completare al più presto e che non possono essere delegati.
• Quadrante 2 – Importante/Non urgente: attività e compiti importanti ma che possono essere pianificati o posticipati.
• Quadrante 3 – Non importante/Urgente: attività e compiti urgenti che possono essere delegati.
• Quadrante 4 – Non importante/Non urgente: attività e compiti superflui da eliminare.
  

Tra le tecniche di time management per la gestione del tempo, la Matrice di Eisenhower è molto efficace per definire le priorità e individuare tutte le attività superflue che rubano tempo prezioso.

Tecnica del Pomodoro

La tecnica del Pomodoro consiste nel suddividere il tempo in blocchi (detti pomodori) e inserire delle pause tra l’uno e l’altro.

La tecnica classica prevede questa suddivisione: per ogni 25 minuti di lavoro, fai una pausa di 5 minuti (regola dei 5 minuti). Per segnare il tempo, puoi utilizzare un timer sul computer o sul telefono. Dopo 4 blocchi (o pomodori) da 25 minuti è consigliabile una pausa più lunga, da 15 a 30 minuti.

Durante le pause, alzati dalla sedia, bevi un po' d'acqua e fai stretching per ricaricarti e rimetterti al lavoro con una nuova energia.

Ecco qualche consiglio extra per gestire il tempo sfruttando la tecnica del Pomodoro:

1. Monitora quanti pomodori ti servono per completare un'attività specifica o ricorrente e adatta la pianificazione su questa base;
2. Durante i blocchi di lavoro, limita al massimo le distrazioni: silenzia il telefono, e se questo non dovesse bastare, mettilo in un cassetto o tienilo lontano dalla postazione di lavoro;
3. Fai delle prove per capire cosa funziona meglio per te, ad esempio lavorando per 50 minuti e prendendoti delle pause da 15 minuti;
4. Sfrutta al meglio ogni blocco di lavoro scrivendo una lista delle cose da fare e cerca di completarle tutte entro il tempo stabilito.
   

Questo metodo di time management è molto utile per combattere la procrastinazione e portare a termine il tuo lavoro nel minor tempo possibile.

Principio di Pareto

Il principio di Pareto, conosciuto anche come regola 80/20, afferma che l'80% dei risultati può essere ottenuto completando il 20% delle attività.

Applicato al time management, questo metodo consiste nel concentrarsi sulle attività che portano maggiori risultati, accantonando o eliminando quelle che non contribuiscono in egual misura.

Metodo ABC

Il Metodo ABC è una tecnica di gestione del tempo molto utile per definire le priorità. Oltre al time management, il principio si presta a un'ampia serie di tecniche e utilizzi, come la gestione delle scorte tramite analisi ABC.

Gestire il tempo con il metodo ABC significa suddividere i compiti in base alle priorità:

• Gruppo A: attività molto importanti, priorità massima;
• Gruppo B: attività meno importanti, priorità media;
• Gruppo C: attività poco importanti, priorità bassa (o da eliminare).

Metodo POSEC

Il metodo POSEC, acronimo di "Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing" (Stabilisci le priorità organizzando, semplificando, risparmiando e contribuendo) è un metodo di time management che si basa sul concetto di empowerment del singolo individuo, al fine di responsabilizzarlo e permettergli di contribuire ai risultati della collettività, ordinando le attività in base alla loro funzione:

• Prioritize: stabilisci un elenco di obiettivi e definisci le priorità per raggiungerli.
• Organizing: organizza e completa le attività necessarie per mantenere il successo (personale e lavorativo).
• Streamlining: semplifica le attività meno piacevoli ma che devono essere svolte necessariamente (lavoro e faccende domestiche).
• Economizing: risparmia sulle attività che dovresti (o che ti piacerebbe) fare, ma che non sono necessariamente urgenti (vita sociale e hobby).
• Contributing: contribuisci alle attività che fanno la differenza per la collettività (doveri sociali).

Metodo Timeboxing

Il metodo Timeboxing è una tecnica di gestione del tempo che consiste nella divisione in blocchi delle giornate, da dedicare a specifiche attività/obiettivi che devono essere completati entro un tempo stabilito. Il Timeboxing è una strategia di time management che richiede molta concentrazione e pianificazione per essere eseguita con successo, ma si rivela molto efficace nel caso dei progetti a budget fisso.

Metodo Alpen

Il metodo Alpen per la gestione del tempo consiste nella definizione di un piano giornaliero basato su cinque step:

• A - Annotare le cose da fare e definire i compiti;
• L - Lavorare tenendo conto della stima del tempo necessario;
• P - Pianificare pause e tempi vuoti;
• E - Essere fedeli alla programmazione e rispettare le decisioni prese;
• N - Non concludere il lavoro senza effettuare un controllo finale.
  

Il metodo Alpen è molto utile per pianificare la giornata lavorativa, soprattutto se avete molto lavoro da sbrigare e cercate un metodo efficace per la gestione del tempo.

Metodo SMART

Questa tecnica per gestire il tempo consiste nella definizione di obiettivi SMART da portare a termine. Per rientrare nella categoria, ogni obiettivo deve essere "specifico, misurabile, attuabile, realistico, terminabile". Se non rispetta almeno uno di questi requisiti, è probabile che il tuo obiettivo sia difficilmente realizzabile a prescindere dal metodo di time management utilizzato.

Metodo Getting Things Done

Come suggerisce il nome, il metodo Getting Things Done è una tecnica di time management improntata all'azione. Il metodo consiste nello scrivere un elenco di tutti gli obiettivi e le attività da completare e di realizzarli seguendo cinque azioni pratiche: Raccogliere, Esaminare, Organizzare, Verificare, Fare.

Come gestire il tempo: 14 tecniche efficaci

1. Fai un’analisi del tempo necessario
2. Definisci un programma giornaliero
3. Svegliati presto e stabilisci un rituale mattutino
4. Pianifica una lista delle cose da fare e ordinale in base alle priorità
5. Raggruppa attività simili
6. Crea un ambiente di lavoro senza distrazioni
7. Concentrati su una singola attività alla volta
8. Stabilisci limiti di tempo per ciascuna attività
9. Programma delle pause regolari
10. Traccia il tempo trascorso
11. Tieni tutto sotto controllo
12. Automatizza le operazioni ripetitive
13. Delega e chiedi aiuto
14. Prenditi del tempo per rilassarti

A prescindere dal metodo di time management scelto, esistono tecniche da applicare alla vita di tutti i giorni per risparmiare tempo e gestirlo al meglio.

Ecco le tecniche di time management più efficaci da mettere subito in pratica.

1. Fai un’analisi del tempo necessario

Per sfruttare al meglio il tuo tempo, per prima cosa devi capire dove viene speso. Esistono ottime app per il time management per tracciare il tempo, ma puoi anche utilizzare un semplice sistema di schede: su una scheda 7x12 cm, tieni traccia delle attività principali della tua giornata. Sul retro della scheda, scrivi le cose che hai fatto ma che non avevi pianificato inizialmente.

Guardando la tua scheda alla fine della giornata, vedrai a quali attività hai dato priorità (e se le hai completate) e quali compiti sono stati aggiunti. Un po’ di lavoro extra è normale, ma se non riesci a completare le attività principali giorno dopo giorno, allora c’è qualcosa che non va.

2. Definisci un programma giornaliero

Se non programmi, non fai! Programmare ogni ora della giornata lavorativa è fondamentale per mantenere la concentrazione e la produttività. Anche il "tempo libero" per coltivare interessi secondari dovrebbe essere inserito nel calendario.

Puoi raggiungere gli obiettivi più facilmente suddividendoli in progetti molto piccoli che puoi realizzare quotidianamente. Ogni passaggio non dovrebbe richiedere più di un'ora al giorno per essere completato. Se ti rendi conto che ci vuole più di un'ora, significa che avresti dovuto suddividere la tua attività in ulteriori passaggi.

Gestire il tempo significa pianificare in anticipo. Usa gli ultimi 30 minuti della giornata per programmare la giornata lavorativa successiva.

3. Svegliati presto e stabilisci un rituale mattutino

Numerosi studi hanno dimostrato che svegliarsi presto aiuta ad aumentare la produttività: durante le prime ore del giorno la forza di volontà è ai massimi livelli e si riesce a fare tutto più facilmente. Per fare il salto di qualità, cerca di creare un rituale mattutino da seguire prima di iniziare la giornata, ad esempio dedicando qualche minuto all'attività fisica, alla lettura o alla meditazione.

4. Pianifica una lista delle cose da fare e ordinale in base alle priorità

Programmare la giornata in anticipo e scrivere una lista delle cose da fare è l'ABC del time management: metti per iscritto le attività da portare a termine per organizzare i compiti in base alla priorità e averle sempre sotto controllo. Alcune tra le migliori app di time management per la pianificazione del tempo sono Trello, Todoist, Any.do e Google Keep.

Stabilisci quali sono le tue priorità personali e professionali e pianificale nel tuo calendario. Tutto il resto deve adattarsi in base a esse o essere eliminato direttamente.

5. Raggruppa attività simili

Invece di iniziare dalle prime voci della tua lista, prenditi qualche minuto per analizzarla tutta. Poi raggruppa le attività simili. Potresti avere categorie come telefonate, contabilità, networking, burocrazia o attività creative.

Raggruppando attività simili per natura, il tuo cervello non deve saltare da un tipo di pensiero all'altro, riesci a portare a termine più compiti, e, in alcuni casi, diventi addirittura più veloce.

6. Crea un ambiente di lavoro senza distrazioni

Che si tratti di home office o coworking, organizza il tuo spazio di lavoro per prevenire le fonti di distrazione. Mantieni in ordine la scrivania, prediligi un ambiente di lavoro minimale e cerca di non distrarti continuamente con il telefono tenendolo a distanza dall’area di lavoro oppure utilizzando un'estensione come StayFocusd, che blocca la navigazione sui siti che fanno perdere tempo.

7. Concentrati su una singola attività alla volta

Secondo uno studio, il multitasking può ridurre la produttività fino al 40%: questo avviene perché il cervello sposta continuamente la sua attenzione senza riuscire mai a concentrarsi su una singola operazione. La soluzione? Fare monotasking, ovvero focalizzarsi su una singola attività alla volta, e portarla a termine prima di passare a quella successiva.

Ma non solo: il multitasking intasa il flusso di lavoro, aumenta i livelli di stress e finisce per ostacolare la funzionalità complessiva.

8. Stabilisci limiti di tempo per ciascuna attività

Suddividi un progetto in sotto-attività più piccole e imposta un tracciamento del tempo, oppure programma quanto tempo ci vorrà per portare a termine ciascuna di quelle attività, anche se si tratta di attività brevi che richiedono cinque minuti ciascuna.

Definisci in modo chiaro cosa vuoi realizzare, non solo per sapere con certezza quando avrai fatto tutto il necessario, ma anche per poter avere davanti ai tuoi occhi il risultato dei tuoi sforzi. Questo metodo ti aiuta a mantenere l’energia e la motivazione.

9. Programma delle pause regolari

Come hai visto con la tecnica del Pomodoro, fare pause regolari è una potente strategia di time management. Per assicurarti di rispettare le pause, puoi utilizzare un'app di timer a intervalli sul tuo telefono o scaricare Marinara, una simpatica estensione per Google Chrome.

Fare pause aumenta la produttività. William S. Helton, professore di ergonomia e cognizione applicata alla George Mason University, ha dimostrato che brevi pause possono migliorare l'attenzione. La ricerca mostra anche che il tipo di pausa può fare la differenza: è importante allontanarsi dalle notifiche, dai messaggi di testo e dai dispositivi in generale. Fai una passeggiata nella natura, scarabocchia o allenati: qualsiasi cosa che non affatica il cervello o gli occhi.

10. Traccia il tempo trascorso

Per gestire il tempo e capire come ottimizzarlo, è indispensabile tracciarlo. Farlo manualmente sarebbe molto dispendioso, ma fortunatamente esistono molte app per tracciare il tempo da veri professionisti come Toggl e RescueTime.

11. Tieni tutto sotto controllo

L'organizzazione è una tecnica importante di gestione del tempo. Il disordine eccessivo e la confusione sono fonte di distrazione e inibiscono la capacità di concentrarci.

Organizzazione non significa solo mantenere in ordine il tuo ambiente di lavoro, ma anche mantenere un ordine mentale. Stabilisci le priorità e gli obiettivi da raggiungere entro la fine della giornata e prova a organizzare i compiti in raggruppamenti come:

• Attività quotidiane: i compiti che sai di dover completare ogni giorno, come tracciare il tempo, controllare la posta in arrivo, accedere a una sessione Slack aziendale, ecc.
• Attività urgenti: i compiti che sono più urgenti e richiedono la tua attenzione immediata.
• Attività importanti: i compiti che sono importanti, ma non hanno necessariamente una scadenza. Molti progetti in corso rientrerebbero in questa categoria.
• Attività piccole: i compiti che dovrebbero richiedere poco sforzo mentale e/o una piccola quantità di tempo. Alcuni esempi sono inviare un'email, rispondere a un messaggio su Slack o aggiornare il profilo LinkedIn.

12. Automatizza le operazioni ripetitive

Molte attività quotidiane, come la pubblicazione di contenuti sui social network o l'invio di email, possono essere facilmente automatizzate: quando puoi, automatizzare i compiti può aiutarti a risparmiare tempo prezioso da dedicare ad altre attività.

13. Delega e chiedi aiuto

Per ottimizzare la gestione del tempo, a volte la scelta migliore è delegare le attività che non riesci a completare autonomamente o utilizzare un'app per aumentare la produttività e ridurre il carico di lavoro.

Affidati a un ottimo assistente a cui delegare la programmazione e altre attività di routine. Questa persona può essere uno dei tuoi maggiori potenziatori di produttività e riduttori di stress.

14. Prenditi del tempo per rilassarti

Sonno, stress e stanchezza sono i principali nemici della produttività. Il segreto per combatterli? Trovare tempo per rilassarsi, magari facendo sport o leggendo un buon libro, e ricaricare le pile per ripartire con più energia ogni giorno.

Consigli avanzati per il time management

• Dosa le tue energie
• Fermati e rifletti
• Programma del tempo libero in agenda da dedicare ad altre attività
• Svolgi le attività più importanti al mattino
• Dedicati prima alle attività più semplici
• Inizia la giornata prima di tutti gli altri
• Crea una lista "5 prima delle 11"
• Tieni libera la mente
• Dedica il tempo necessario per completare un compito
• Pianifica le attività il giorno prima

Dosa le tue energie

Essendo titolare di un’attività, sei spesso in modalità iper-performante perché si tratta di un progetto a cui dedichi anima e corpo. Dosa le tue energie e non avere fretta: se vai a tutta velocità fin dall'inizio, finirai per esaurirti.

Gli eccessi sono controproducenti: pensare troppo, modificare troppo e perfezionare troppo ti fa sprecare tempo prezioso e non è necessario. Fai un buon lavoro, e poi fermati.

Fermati e rifletti

La cosa più importante che può fare un imprenditore pieno di impegni è mettere tutto in pausa e pensare.

Prenditi almeno cinque minuti al mattino per pensare alla tua giornata:

• Cosa è più importante per te realizzare oggi?
• Il tuo calendario riflette quella priorità?
  

Imposta un promemoria sul telefono ogni ora e, quando ti accorgi della notifica, chiediti:

• Sto facendo quello che ho più bisogno di fare?
• Sto lavorando per raggiungere i miei sogni?
  

E alla fine della giornata, fermati per cinque minuti e chiediti:

• Cosa ho imparato? C'è qualcuno che devo ringraziare?
• C'è qualcosa che voglio fare diversamente domani?

Programma del tempo libero in agenda da dedicare ad altre attività

Programma da due a quattro ore di tempo non strutturato nel tuo programma settimanale. Si tratta di tempo senza appuntamenti o compiti, da dedicare all'apprendimento, all'esplorazione e al pensiero. La ricerca sottolinea l'importanza di avere tempo libero in agenda per due motivi:

1. Quando sei costantemente al lavoro su qualcosa e non hai tempo libero, massimizzi la larghezza di banda del tuo cervello: le tue capacità cognitive diminuiscono, aumenti le possibilità di commettere errori e la tua perspicacia lascia a desiderare.
2. Jeff Bezos programmava del tempo libero di lunedì e giovedì in modo da avere sempre tempo da dedicare esclusivamente a riflettere sulla visione dell'azienda. Stabilire questa priorità è un segno distintivo dei CEO di successo.

Svolgi le attività più importanti al mattino

Prenditi il tempo per fare le cose nel modo giusto. Lavorare costantemente sotto pressione non va bene. L’ansia e la sopraffazione sono delle pessime compagnie. Rimpiangi di aver preso una decisione? Fermati.

Fai le cose più importanti al mattino: diversi studi dimostrano che, con il passare delle ore, le persone iniziano a prendere decisioni sbagliate.

Dedicati prima alle attività più semplici

Ogni volta che ti blocchi su qualcosa, non sai come iniziare un progetto, ti lasci prendere dall’ansia o inizi a procrastinare, costringiti a concludere la parte più semplice e piccola del compito. Abbassa le tue aspettative, e anziché aspettarti di completare l'intero progetto, occupati della parte più semplice e realizzabile.

La conseguenza naturale è questa: finisci quella prima attività, poi ne fai un’altra, e poi un’altra ancora, e così dopo ore ti ritrovi a percorrere chilometri in discesa, senza ricordarti nemmeno le difficoltà iniziali.

Inizia la giornata prima di tutti gli altri

Inizia la giornata prima di tutti gli altri. Se leggi le biografie e autobiografie di uomini e donne di successo, quasi tutti hanno una cosa in comune: l'abitudine di andare a letto a un'ora ragionevole e di alzarsi presto la mattina.

Svegliandoti prima del resto del mondo, hai tempo per pianificare la tua giornata in anticipo e dedicarti ad alcuni compiti che potresti svolgere meglio e più rapidamente quando nessuno può interromperti.

Crea una lista "5 prima delle 11"

Fai una lista "5 prima delle 11" dove inserire cinque cose che puoi impegnarti a fare prima delle 11 del mattino seguente. Ogni compito dovrebbe avvicinarti ai tuoi scopi, priorità e obiettivi. Quando riesci a portare a termine le tue 5 cose prima delle 11 del giorno dopo, sentirai un senso di pace e realizzazione, sapendo di aver fatto ciò che per te è importante.

Tieni libera la mente

Ti senti sotto stress perché ci sono troppi compiti che non hai portato a termine?. Su un pezzo di carta semplice, scrivili tutti. Poi cancella quelli che non sono assolutamente essenziali. Dopodiché osserva la tua lista e impegnati a completare un compito al giorno finché tutte le voci della lista non saranno completate. Aggiorna spesso questa lista.

Dedica il tempo necessario per completare un compito

Dedica il tempo che serve, realisticamente, a completare una parte di lavoro fino a raggiungere il minimo stadio successivo di completamento.

Indica la quantità effettiva di tempo che ci vorrebbe, non la quantità di tempo che tu vorresti impiegarci. Una volta stabilita, non pensarci e fai il lavoro.

Darti abbastanza tempo per fare qualcosa, ma anche darti il permesso di non sentirti in dovere di metterci poco tempo o in colpa per quanto ce ne hai messo, è una strategia vincente.

Pianifica le attività il giorno prima

Alla fine di ogni giornata, pianifica quali attività devono essere svolte il giorno successivo e quanto tempo ci vorrà per ognuna. Poi programma quelle attività nel tuo calendario tra gli appuntamenti già pianificati. La gestione del tempo è tutta una questione di mentalità: una volta che ti renderai conto di avere il pieno controllo sul tuo tempo, la tua vita lavorativa e personale diventerà meno stressante.